Bei der Abrechnung von Planungsleistungen dürfen Auftragnehmer gemäß § 14 Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) „neben den Honoraren dieser Verordnung auch die für die Ausführung des Auftrages erforderlichen Nebenkosten in Rechnung“ stellen. Die Vertragsparteien können in Textform vereinbaren, „dass abweichend […] eine Erstattung ganz oder teilweise ausgeschlossen ist“. In der Praxis besteht jedoch oft Unsicherheit, welche Kosten im Einzelfall abgerechnet werden können.  

Pauschale Erstattung der Nebenkosten  

Die Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale kann solche Unsicherheit oder gar eine Streitigkeit mit dem Bauherrn regelmäßig vermeiden. § 14 HOAI lässt in Absatz 3 sowohl die Abrechnung nach Einzelnachweis als auch die Vereinbarung einer pauschalen Erstattung von Nebenkosten zu. Die Vereinbarung der Pauschale muss in Textform erfolgen und entbindet den Auftragnehmer von dem häufig sehr großen Dokumentationsaufwand bei Abrechnung nach Einzelnachweis. Bei der Festlegung der Höhe der Pauschale sind die Parteien im Wesentlichen frei. In der Praxis wird häufig ein Prozentsatz des Netto-Honorars vereinbart. Um die Auskömmlichkeit der Pauschale im Einzelfall sicherzustellen, sollte sich deren Höhe an den individuellen Umständen und Herausforderungen des einzelnen Projektes orientieren. Der Planer sollte sich davor hüten, ungeprüft seine „bewährte und erprobte Pauschale“ auf alle Vertragskonstellationen anzuwenden. Alternativ können die Parteien auch vereinbaren, nur einzelne Kategorien der Nebenkosten nach Einzelnachweis und andere pauschal abzurechnen.   

Abrechnung nach Einzelnachweis  

Ohne wirksame Pauschalvereinbarung sind Nebenkosten gemäß § 14 Absatz 3 HOAI einzeln nachzuweisen und abzurechnen.   
§ 14 Absatz 2 HOAI benennt einzelne Nebenkosten, die regelmäßig im Rahmen honorarpflichtiger Beauftragungen entstehen, und stellt hierfür zum Teil spezielle (ergänzende) Abrechnungsmodalitäten auf. Aus § 14 Absatz 1 HOAI ergeben sich aber drei Grundvoraussetzungen, welche bei einer jeden Aufwendung vorliegen müssen, damit diese als Nebenkosten auf Einzelnachweis abgerechnet werden kann.   
Zunächst einmal darf die Erstattung der Aufwendung nicht ganz oder teilweise per Textform ausgeschlossen oder bereits Gegenstand einer Nebenkostenpauschale sein. Darüber hinaus muss die Aufwendung dem Planer „zur Ausführung des Auftrags“ entstanden sein, das heißt durch den konkreten Auftrag veranlasst und somit auftrags- bzw. projektbezogen sein. Allgemeine Geschäfts- oder Bürokosten – wie zum Beispiel Kosten für Miete und Personal – sind bereits vom Honorar erfasst.   
Endlich muss die Aufwendung auch für die Ausführung des Auftrags „erforderlich“ gewesen sein. Eine bloße Förderung des Projekts reicht nicht aus. Eine kostengünstigere Maßnahme darf nicht zur Verfügung gestanden haben.   

Beispielkatalog (§ 14 Absatz 2 HOAI)  

Der Katalog des § 14 Absatz 2 HOAI ist nicht abschließend („insbesondere“), es werden dort nur beispielhaft einige oft auftretende Aufwendungen aufgeführt. Erfüllen die Aufwendungen die vorgenannten Anforderungen gemäß § 14 Absatz 1 HOAI, dann sind sie auch dann erstattungsfähig, wenn sie in dem Katalog des Absatz 2 nicht explizit aufgeführt sind.  

Im Zusammenhang mit der Nr. 1 „Versandkosten, Kosten für Datenübertragungen“ wird sich vor allem im Hinblick auf EDV-Kosten immer häufiger die Frage stellen, ob die Kosten nicht den allgemeinen Bürokosten zuzuordnen sind, welche grundsätzlich nicht als Nebenkosten erstattungsfähig sind (siehe oben). Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung aller Arbeitsprozesse wird es zukünftig immer schwieriger sein, einzelne Aufwendungen und Kosten zu identifizieren, welche ausschließlich projektspezifisch angefallen sind.  
Telefon-, Telefax- und Internetgebühren fallen unter den Begriff der „Kosten für Datenübertragungen“. Existiert für diese Gebühren eine Flatrate, dann sind die projektbezogenen Kosten nicht separierbar, und die Kosten für die Flatrate sind vollumfänglich als allgemeine Bürokosten zu qualifizieren. Anders kann es sich bei Kosten für die Einrichtung und Pflege eines projektspezifischen Datenpools oder Online-Projektraumes verhalten, was bei größeren Bauvorhaben inzwischen üblich ist und sämtlichen Projektbeteiligten die Ablage und den schnellen Zugriff auf projektspezifische Unterlagen und Dokumente erleichtern soll (BeckOK HOAI, Messerschmidt/Niemöller/Preussner, § 14 Rdnr. 34). Solche Kosten lassen sich dem konkreten Projekt zuordnen und sind dann auch erstattungsfähig.  

Das Vorhalten von EDV-Technik und Software, welche – wie zum Beispiel BIM – nicht projektspezifisch, sondern grundsätzlich zur Erfüllung von Leistungsverpflichtungen (= Planung) eingesetzt werden und auch für die Kommunikation mit dem Bauherrn und die Versendung von Daten verwendet werden, dürfte hingegen grundsätzlich zu den allgemeinen Bürokosten zählen. Diese Kosten müssen über den Gemeinkostenfaktor in die Honorarkalkulation einfließen.  
Vor diesem Hintergrund kann es ratsam sein, zumindest die Kosten der Datenübertragung und indirekt auch die Kosten der Digitalisierung durch Vereinbarung einer hohen (Teil-)Pauschale abzufangen. Der Planer muss dann nicht nachweisen, dass die Datenübertragungskosten ausschließlich projektbezogen sind. Es wird viel von der grundsätzlichen Verhandlungsposition des Planers abhängen, in welcher Höhe sich eine solche Pauschale durchsetzen lässt.   

Gemäß § 14 Absatz 2 Nr. 2 HOAI dürfen „Kosten für Vervielfältigungen von Zeichnungen und schriftlichen Unterlagen sowie für die Anfertigung von Filmen und Fotos“ grundsätzlich gesondert als Nebenkosten abgerechnet werden. Kosten für die Anfertigung der Originalunterlagen sind dagegen bereits mit dem eigentlichen Honorar abgegolten. Auf welche Art und Weise die Vervielfältigung erfolgt, spielt nach dem Wortlaut des Abs. 2 Nr. 2 keine Rolle. Erstattungsfähig sind daher auch Datenträger, auf welche zum Beispiel Pläne als Dateien kostengünstig übertragen werden. Es dürfte allerdings inzwischen gängiger Praxis entsprechen, eine digitale Übertragungsart zu wählen, welche es dem Empfänger ermöglicht, sie jederzeit in der von ihm gewünschten Größe auszudrucken (HOAI-Kommentierung Fuchs/Berger/Seifert, 3. Auflage 2022, § 14 Rdnr. 12).  

Als „Kosten für ein Baustellenbüro einschließlich der Einrichtung, Beleuchtung und Beheizung“ gem. § 14 Absatz 2 Nr. 3 HOAI können unter anderem die Kosten für notwendige Einrichtungen wie zum Beispiel eine servergestützte EDV-Anlage und die Einrichtung von Kommunikationsmitteln wie etwa Fernmelde- und Mobilfunkeinrichtungen abgerechnet werden. Anders als vergleichbare Einrichtungen am Geschäftssitz des Planers sind diese beim Baustellenbüro projektbezogen, und die anfallenden Kosten daher erstattungsfähig. Bei langlebigen Einrichtungsgegenständen wird man allerdings nicht die gesamten Anschaffungskosten als Nebenkosten geltend machen können, sondern stattdessen nur die durch die Verwendung eintretende Wertminderung. Oder aber den Anteil der Anschaffungskosten, welcher dem Verhältnis der konkreten Benutzungszeit zur voraussichtlichen Einsatzzeit entspricht (vgl. hierzu BeckOK HOAI, Messerschmidt/Niemöller/Preussner, § 14 Rdnr. 44).  

Eine Erstattung von „Fahrtkosten für Reisen“ in Höhe der steuerlich zulässigen Pauschalsätze kommt gem. § 14 Absatz 2 Nr. 4 HOAI nur dann in Betracht, wenn das Reiseziel mehr als 15 km vom Geschäftssitz des Planers entfernt ist. Sie kann dann vom ersten Kilometer an verlangt werden.   
Im Hinblick auf die „Entschädigungen für den sonstigen Aufwand bei längeren Reisen nach Nummer 4“ gemäß § 14 Absatz 2 Nr. 6 HOAI ist seitens des Planers darauf zu achten, dass die Erstattung vor der Reise in Textform vereinbart werden muss. Anderenfalls können diese Aufwendungen nicht als Nebenkosten geltend gemacht werden.   

In § 14 Absatz 2 HOAI sind ferner als erstattungsfähige Nebenkosten aufgeführt:  
→ Trennungsentschädigungen und Kosten für Familienheimfahrten (Nr. 5)  
→ Entgelte für nicht dem Auftragnehmer obliegende Leistungen („Drittaufträge“) (Nr. 7)  

Fazit

Der Dokumentationsaufwand ist bei einer Abrechnung nach Einzelnachweis nicht zu unterschätzen. Auch um Streitigkeiten mit dem Bauherrn über die Projektbezogenheit und die Höhe einer einzelnen Aufwendung zu vermeiden, sollte stattdessen regelmäßig eine Nebenkostenpauschale vereinbart werden.

Dieser Artikel erschien in der Printversion des Deutschen Architekt:innenblatts, Ausgabe Q1/2026.