Darf man Referenzen mitnehmen?

Dürfen Architektinnen und Architekten bei öffentlichen Ausschreibungen Referenzen aus Projekten vorlegen, an denen sie im Rahmen einer früheren (angestellten) Tätigkeit mitgewirkt haben? Diese Frage stellt sich oft, wenn sich neu gegründete Büros oder nunmehr freischaffend tätige Architektinnen und Architekten an einem Vergabeverfahren beteiligen wollen. Die vergaberechtliche Rechtsprechung geht davon aus, dass die Vorlage sogenannter „Fremdreferenzen“ grundsätzlich möglich ist – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen.  

Wer gilt als geeignet? 

Ausgangspunkt der Eignungsprüfung im Vergabeverfahren ist der Bieter oder die Bieterin selbst, also das teilnehmende Architekturbüro, der teilnehmende freischaffende Architekt oder die Architektin. Anhand der Eignungskriterien prüft der Auftraggeber, ob der Bieter oder die Bieterin seine/ihre vertraglichen Pflichten in wirtschaftlicher und fachlicher Hinsicht voraussichtlich erfüllen kann. In der Regel fordern Auftraggeber zur Prüfung der fachlichen Eignung (sogenannte technische und berufliche Leistungsfähigkeit, § 46 VgV) Referenzen mit vergleichbaren Leistungen. Kann der Bieter oder die Bieterin selbst keine entsprechenden Referenzen vorlegen, darf er oder sie sich auf die Leistungsfähigkeit eines Dritten berufen. Er oder sie leiht sich die Eignung also zum Beispiel bei einem Nachunternehmer, der die Leistungen dann später auch erbringt.  

Will der Bieter oder die Bieterin die Leistung hingegen selbst ausführen, muss er oder sie nachweisen, die geforderten Leistungen im Rahmen der vorgelegten Referenzprojekte selbst erbracht zu haben. Dann stellt sich die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen sich der Bieter oder die Bieterin auf Referenzen berufen darf, an denen er oder sie im Rahmen einer früheren Tätigkeit mitgewirkt hat. 

Was fordert der öffentliche Auftraggeber? 

Die vergaberechtliche Rechtsprechung gibt eine ausdifferenzierte Antwort. Dabei schaut sie dezidiert auf die Vorgaben, die der Auftraggeber für die Referenzen gemacht hat, und wie diese mit den Anforderungen des ausgeschriebenen Auftrags in Verbindung stehen.  

Gerade bei der Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen steht in der Regel die persönliche fachliche Eignung des konkreten Planers oder der Planerin im Vordergrund. Entsprechend stellte die Vergabekammer Nordbayern bereits 2018 klar, dass Referenzen in erster Linie personengebunden sind und es daher grundsätzlich nicht zu beanstanden sei, wenn sich ein Bieter oder eine Bieterin auf Leistungen beruft, die er oder sie für einen früheren Arbeitgeber erbracht hat (Beschluss vom 19. April 2018, Az.: RMF-SG21-3194-3-6; so auch VK München, Beschluss vom 25. Februar 2021, Az.: 3194.Z3-3_01-20-47). Dies gelte insbesondere bei Planungsleistungen, die einen „ganz persönlichen Charakter“ aufweisen. 

Das bestätigte im Grundsatz auch die nachfolgende Rechtsprechung. So hat die Vergabekammer des Bundes (VK Bund) bestätigt, dass ein Bieter oder eine Bieterin seine/ihre Eignung mit Referenzen aus früheren Tätigkeiten belegen kann (Beschluss vom 27. Januar 2022, Az.: VK 2-137/21). Der Auftraggeber muss aber in der Ausschreibung deutlich gemacht haben, dass es ihm gerade auf die persönliche Erfahrung und Detailkenntnisse im Umgang mit der ausgeschriebenen Leistung ankommt. Dabei kann es auch relevant sein, welchen konkreten Beitrag die betreffende Person zum Projekt geleistet hat und in welchen Leistungsphasen sie tätig war. 

Vorsicht ist geboten, wenn sich aus den Anforderungen des Auftraggebers ergibt, dass es ihm neben der persönlichen Erfahrung des Personals zum Beispiel auch auf koordinierende Fähigkeiten, Qualitätssicherungsmaßnahmen und Betriebsstrukturen ankommt, die unabhängig von einzelnen Personen sind (vgl. VK Bund, Beschluss vom 25. April 2024, Az.: VK 1-30/24; und Beschluss vom 12. April 2025, Az.: VK 1-18/25). In diesem Fall reicht es nicht aus, dass einzelne Planer:innen in dem Referenzprojekt mitgearbeitet haben und nun in neuer Funktion beim Bieter oder bei der Bieterin tätig sind oder sich als freischaffende Architekt:innen auf den Auftrag bewerben. Dem Auftraggeber ginge es in diesen Fällen – so die Rechtsprechung – nicht nur um die persönliche Erfahrung der Planerin oder des Planers, sondern auch um die weiteren Ressourcen des Unternehmens.  

Was bedeutet das für Architektinnen und Architekten? 

Für Architekturbüros sowie Architektinnen und Architekten, die sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen, ergeben sich daraus folgende Empfehlungen: 

• Prüfen Sie die Anforderungen sorgfältig: Kommt es dem Auftraggeber auf persönliche Erfahrung und Detailwissen der handelnden Personen oder (auch) auf die weiteren Ressourcen des Unternehmens an? Erst dann können Sie entscheiden, ob und welche Referenzen aus früheren Tätigkeiten Sie vorlegen können und sollten.  
• Kommunizieren Sie mit dem Auftraggeber: Fragen Sie dort nach, wenn sich die Anforderungen nicht eindeutig aus den Ausschreibungsunterlagen ergeben.  
• Schaffen Sie Transparenz: Stellen Sie im Teilnahmeantrag oder Angebot gegebenenfalls dar, welche Leistungen die betreffende Person im Rahmen der Referenzprojekte erbracht hat. Falls erforderlich, fügen Sie weitere Nachweise bei: Projektbeschreibungen, Rollenverteilungen und eventuell Bestätigungen früherer Arbeitgeber können helfen, die persönliche Mitwirkung zu belegen. 

Fazit: Voraussetzungen prüfen 

Die überwiegende vergaberechtliche Rechtsprechung erkennt die Möglichkeit an, sich im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen auf Referenzen aus früheren Tätigkeiten zu berufen – insbesondere bei personenbezogenen Leistungen wie der Planung. Entscheidend ist die nachweisbare Mitwirkung der handelnden Personen. Architekturbüros und Einzelbewerbende sollten diese Möglichkeit nutzen, dabei aber die Voraussetzungen sorgfältig beachten. 

Ob für die Verwendung einer Referenz im Vergabeverfahren die Zustimmung des früheren Arbeitgebers erforderlich ist, ist keine vergaberechtliche Frage. Das ist gesondert zu prüfen – unabhängig davon, ob die Referenz im Verfahren grundsätzlich zulässig ist. Wer sich dazu näher informieren möchte, findet hilfreiche Informationen unter DABonline.de/go/referenz: (noch ohne Berücksichtigung des Geschäftsgeheimnisgesetzes) oder bei den Architektenkammern.