Dieser Beitrag über Bürokommunikation ist unter dem Titel „Die neue Kommunikation“ im Deutschen Architektenblatt 01.2022 erschienen.
Von Lars Klaaßen
Im Jahr 2020 machte in der Arbeitswelt das „New Normal“ eine rasante Karriere. Mittlerweile etablieren sich neben dem Homeoffice zwar zumindest wieder hybride Konzepte der Zusammenarbeit, „doch das ‚alte Normal‘ wird nach der Pandemie nicht zurückkommen“, betont Alina Käfer. „In vielen Betrieben wurden neue Erfahrungen gemacht, neue Mittel und Wege erprobt – das wird bleiben und sicher auch weiterentwickelt.“
Digitalisierung ist mehr als Technik
Die wissenschaftliche Mitarbeiterin des Forschungsverbundes „Office 21“ am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO untersuchte den Trend zur Digitalisierung schon vor Corona: Homeoffice habe dem einen Schub verliehen, doch noch nicht flächendeckend. „Gerade in kleineren Unternehmen mit weniger als hundert Angestellten findet man auch jetzt teilweise noch viele Desktop-Rechner und Festnetztelefone, die eher auf analoges als auf flexibles, digitales Arbeiten hinweisen.“
Auf den ersten Blick mag es simpel erscheinen, für effizientere Arbeitsabläufe alle im Betrieb mit digitalen Tools wie Laptops auszustatten, neue Kommunikationskanäle wie Messenger zu nutzen und Daten über Cloudspeicher auszutauschen. „Digitalisierung ist allerdings mehr als ein technisches Update, damit ändert sich zugleich die gesamte Kommunikation, vor allem intern, in der Regel auch extern“, so Käfer.
Kanäle für die Bürokommunikation definieren
„Zunächst ist zu klären, welche all der technischen Möglichkeiten für den eigenen Betrieb auch sinnvoll sind.“ Des Weiteren gelte es, allen Beteiligten die neuen Spielregeln zu vermitteln: welche Arbeiten wo erledigt werden können, auf welchen Kanälen über welche Inhalte kommuniziert wird, wie man sich Informationen zukommen lässt.
Solch einen großen Schritt in Sachen Digitalisierung hat das Architekturbüro buerohauser Anfang 2020 gemacht. Perfektes Timing, wenn auch zufällig: „Darauf hatten wir uns ein Jahr vorbereitet und waren in dieser Situation froh, startklar zu sein“, erzählt Ruben Hauser, der sich im Unternehmen um Innovation und New Business kümmert. „Wir wollten inhaltlich wie räumlich enger zusammenrücken.“ Bei buerohauser arbeiten an zwei Standorten, in Berlin und im Schwarzwald, rund 40 Menschen an den Schnittstellen von Architektur, Innenarchitektur, Tragwerks- und Stadtplanung.
E-Mail-Korrespondenz minimiert
Der Ausgangspunkt: In den Büros wurde mit Desktop-Computern gearbeitet, ein externer Zugriff auf Daten war nicht möglich. Stand heute: Alle können mit eigenem Tablet auch mobil auf Informationen zugreifen und mit anderen kommunizieren. Vor allem über den Messaging-Dienst Slack tauscht man sich heute aus, die E-Mail-Korrespondenz ist minimiert. Geplant sei zudem ein Log-in für Kundinnen und Kunden, um die Zusammenarbeit effizienter zu machen, so Hauser. „Vor allem haben wir aber unsere internen Arbeitsprozesse optimiert.“
Arbeiten in der Cloud von überall
Neue Software-Programme und -Systeme wie Slack, Google Workspace, Revit oder Asana ermöglichen den direkten Austausch – persönlich und von Daten. Dank Cloud-Servern funktioniert das nicht nur zwischen den beiden Standorten, sondern auch im Homeoffice oder auf der Baustelle. „Hierfür haben wir in Bandbreite investiert, da ist Glasfaser statt DSL angesagt“, so Hauser. Der Engpass solcher Datenverbindungen befindet sich in der Regel am Internetanschluss im Homeoffice.
Relevant speziell für Architekturbüros sind zudem Baustellen. Dort entscheidet die Bandbreite des Mobilfunkanbieters vor Ort, wie gut man auf Daten zugreifen kann – oder eben nicht. „Da sollte man sich vorher schlaumachen“, rät Hauser.
Workshops und Seminare für die Angestellten
Auch die beste technische Ausstattung entfaltet ihre volle Wirkung erst, wenn Menschen damit gerne arbeiten und auch das Know-how dafür mitbringen. „Es war wichtig, frühzeitig darüber zu sprechen, was wir wollen – und die Leute einzubinden“, betont Ruben Hauser. In fünf kleinen Workshops hat ein Teil der Beschäftigten zusammen Ziele definiert: Wo stehen wir heute, was kann besser werden? Wie wollen wir künftig kommunizieren? Die Gruppen präsentierten ihre Ergebnisse der ganzen Belegschaft.
Im Jahr der Vorbereitung hat buerohauser sich zudem die Unterstützung des Beratungsunternehmens Blackboat geholt: Alle Mitarbeitenden haben sich über ein halbes Jahr in Seminaren an Neuem probiert, von technischen Tools bis zu Workflows.
Wissen weitergeben mit Videos
Wer nun neu ins Büro kommt und sich orientieren möchte, kann sich mit Videos über die wichtigsten Bausteine schlaumachen: wie miteinander umgegangen wird, wie die Prozesse der Hauptaufgaben ablaufen, wie die Kommunikation funktioniert, wie auf welchen Plattformen Daten abgelegt und ausgetauscht werden. Neue Mitarbeitende bekommen so eine komprimierte Einführung.
„Es geht nicht nur darum, einen Schritt in die Digitalisierung zu machen und dafür einmalig zu lernen“, erläutert Ruben Hauser. „Das Ganze ist ein fortlaufender Prozess, der davon getragen wird, dass wir alle weiterlernen, unsere Zusammenarbeit verbessern und unser neues Wissen gegenseitig weitergeben.“
Bürokommunikation immer wieder analysieren
So stünde nach jedem abgeschlossenen Projekt eine digitale Retrospektive an: „Alle Beteiligten sammeln ihre Erfahrungen: was wir beim nächsten Mal anders machen wollen, was besonders gut lief und warum, was wir gelernt haben.“ Dieses Wissen eines Teams wird in Slab als internes Wiki gesammelt und steht allen im Unternehmen zur Verfügung. „Das funktioniert im besten Fall wie eine Ideenmaschine“, so Hauser, „weil durch diesen Wissenstransfer neue Ideen entstehen und Verbesserungsvorschläge kommen – von jeder und jedem.“
Kaffeekränzchen auch virtuell
„In den letzten drei Jahren ist im Arbeitsalltag vieles deutlich einfacher geworden“, sagt Ruben Hauser. „Weil das alle merken, machen auch alle mit.“ Einfach und direkt zu kommunizieren, an Informationen zu kommen, setzt die Fähigkeit voraus, sich aufs Wesentliche zu fokussieren: Was ist wichtig? Dazu gehört aber auch ein Kaffeekränzchen-Channel auf Slack, wo Privates geteilt wird, zum Beispiel ein Konzert der Tochter am kommenden Wochenende.
Cloud-Plattformen machen vieles einfacher
Buerohauser setzt vor allem auf Google, das viele Dienste unter einem Dach vereint. Aber auch andere Plattformen können hierfür genutzt werden; hier lohnt ein Vergleich der Angebote, Leistungen und Preise. Das auf Arbeitswelten spezialisierte Büro de Winder in Berlin arbeitet fast ausschließlich mit Produkten von Apple: „Damit können viele Anwendungen geräteübergreifend genutzt werden, die Übertragung von Daten funktioniert sehr einfach und kabellos, das ist für unsere Arbeitsprozesse extrem hilfreich“, sagt der Architekt und Geschäftsführer Klaus de Winder.
Schnittstellen und Datenformate bleiben ein Problem
Ein Schwachpunkt der neuen Entwicklung sei jedoch nach wie vor, dass es noch immer zu viele unterschiedliche Schnittstellen gebe. „Die Vereinheitlichung von Datenformaten, die mehr Flexibilität in der kreativen Bearbeitung erlaubt, steckt da noch in den Kinderschuhen.“
Der Bedarf an noch schnelleren Datenleitungen ist groß, um etwa schneller 3D-Daten zu teilen und an diesen gemeinschaftlich zu arbeiten: „Bislang ist die direkte Kommunikation im Entwurfsprozess im Team noch nicht 1 : 1 ersetzbar“, so de Winder. „Mitunter vergeht zu viel Zeit beim Aufbau digitaler Verbindungen und bei der Arbeit an gemeinsamen Dateien, etwa über Teamworks.“
Verwaltungsaufwand und Reisekosten reduziert
Die Herausforderung, immer größere Datenmengen zu verarbeiten, hat man bei de Winder angenommen, hierfür benötigte Admin-Arbeiten aber zunehmend ausgelagert. Die Digitalisierung wirkt sich auch direkt auf die Kerntätigkeit der Architektinnen und Architekten aus: „Die Arbeit an 2D-/3D-Programmen erfordert absolute Exaktheit, Genauigkeit und Organisation – ergo Disziplin“, so de Winder, der hierbei auch die Chancen betont: „Profitabel könnte sich das auf einen effizienten Bauablauf auswirken.“
Auch im eigenen Büro sieht der Architekt die Vorteile: „Die digitalen Helfer wirken sich auch auf die Kostenkalkulationen und Terminplanungen aus.“ So bestehe ein deutlich geringerer administrativer Besprechungsaufwand, durch die neuen Kommunikationstools fielen geringere Reisekosten an und der Arbeitszeitausfall minimiere sich, Social Media unterstütze zudem beim Recruiting von Nachwuchs.
