Dieser Beitrag ist unter dem Titel „Alles unter Kontrolle“ im Deutschen Architektenblatt 10.2023 erschienen.
Von Marian Behaneck
Zu den größten Herausforderungen für Planungsbüros gehören aktuellen Umfragen zufolge knappe Kosten- und Terminrahmen, personelle Engpässe und der zunehmende Aufwand für die Baustellendokumentation oder die Erfassung und Verfolgung von Mängeln. Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) unterstützt Büroinhaber sowohl bei organisatorischen und administrativen Aufgaben als auch Projektleiter bei der Realisierung von Bauvorhaben oder der Bauablaufkontrolle.
Deshalb wird die Software immer mobiler: wichtige Funktionen sind entweder auch als App verfügbar oder die komplette Software ist als plattformunabhängige Web-Applikation erhältlich. Zu den weiteren Trends gehören die Einbindung von BIM-Gebäudemodellen in das Management von Projekten oder die flexible Zeiterfassung.
Cycot OM Free: Kostenfreie Zeiterfassung
Das neue, kostenfreie „Cycot OM Free“ enthält neben einer Zeiterfassung und einer Adressverwaltung auch einen integrierten HOAI-Rechner. Mit ihm können Tätigkeitsberichte zentral mit Projekt- und Honorarbezug erfasst und somit einer konkreten Leistungsphase und Leistung zugeordnet, verarbeitet und ausgegeben werden. Erweitert werden kann Cycot OM Free durch die kostenpflichtigen Pakete Cycot OM Standard, Professional oder Web. Diese verfügen über zusätzliche Funktionen wie Honorarangebote, Rechnungen, Berichte, eine Abwesenheitsplanung oder Projektkontrolle.
isyControl: Planung von Stundenbudgets
Mit der Budgetplanung von isyControl lässt sich festlegen, mit wie vielen Stunden ein Mitarbeiter für ein Projekt und eine Teilleistung eingeplant ist. Das Stundenbudget kann aus der Auftragssumme und den Stundensätzen schnell ermittelt werden. Damit erhält man schon im Vorfeld einen Überblick darüber, wer wie viele Stunden im Projekt verbrauchen darf, damit es wirtschaftlich bleibt. Bei der Stundeneingabe im Kalender werden die Budget-Stunden den bisher geleisteten Stunden für das aktuelle Projekt und die aktuelle Teilleistung gegenübergestellt. Geht das Budget zur Neige, wird dies in Form einer rot gefärbten Grafik angezeigt.
pro-Report: Von der Baustelle ins BIM-Modell
Mit „pro-Report“, dem mobilen Baustellenwerkzeug für iOS und Android, können Planer Bautagebücher sowie Baustellen- und Mängelberichte vor Ort erstellen. Informationen, Fotos und Aufgaben werden direkt auf der Baustelle textlich oder per Sprachnotiz erfasst, den entsprechenden Gewerken zugewiesen und in Form von Bautagebuchberichten, Begehungsprotokollen oder Mängeldokumentationen ausgegeben. Mit dem neuen Modul „pro-BIM“ können BIM-Gebäudemodelle als IFC-Datei importiert und beispielsweise für die Verortung von Mängeln verwendet werden. Die ebenfalls neue, optionale Web-Applikation „pro-Portal“ vereinfacht die Zusammenarbeit mit Handwerkern, Subunternehmern und Lieferanten.
Projekt PRO: Bürospezifische Lizenzen
Die neue Produktgeneration von Projekt PRO ist jetzt in einem flexiblen Lizenzmodell im Abonnement nutzbar. So erhalten Planer bei Veränderungen im Projekt oder Büro immer eine passgenaue Unterstützung. Entsprechend den spezifischen Anforderungen kann aus den Controlling-Lizenzen „PRO team“ (Zeiterfassung), „PRO contract“ (Auftragssteuerung), „PRO business“ (Bürosteuerung) und „PRO strategy“ (strategische Büroführung) ein individuelles Abonnement zusammengestellt werden. Damit erhält jeder Mitarbeitende für seinen Zuständigkeitsbereich die entsprechende Unterstützung. Vergrößert sich das Planungsbüro, kann das Abonnement einfach erweitert werden.
RP-PRO: Mobile Zeiterfassung
Auch die neue Version „RP-PRO“ von Loreg beinhaltet eine Web-Anwendung. Als erste Online-Funktion bietet die Software die Möglichkeit, Mitarbeiterzeiten nicht nur im Desktop-Programm, sondern auch online per Web-Browser einzugeben. Darüber hinaus ist zudem eine Word-basierte Autotextfunktion enthalten. Die Textbausteine können individuell definiert und formatiert sowie mit Abbildungen versehen werden. Damit lassen sich unter anderem Stempel in die entsprechenden Dokumente einfacher einfügen. Werden die Textbausteine auf einem Netzwerklaufwerk abgelegt, können alle Anwender auf die Textbausteine zugreifen, diese ändern und ergänzen.
projo: Die BMSP-Cloudlösung
„projo“ ist jederzeit und überall nutzbar – im Büro, im Homeoffice, unterwegs oder auf der Baustelle, auf dem PC, Mac, Tablet oder Smartphone. Neben BMSP-Funktionen bietet projo auch Funktionen für das Projekt-Controlling, die Liquiditäts-, Projekt- und Mitarbeitereinsatz-Planung. Mit dem neuen Datapool lassen sich sogenannte Büro-KPIs (Key Performance Indicators) auswerten. Mit diesen Schlüsselkennzahlen kann man die Leistung und Auslastung des eigenen Büros besser einschätzen. Auch Projektgruppen können nach frei definierbaren Kriterien ausgewertet werden. Mithilfe individuell erweiterbarer Leistungsmarken (Tags) für die HOAI-Leistungsphasen 1 bis 9 und die HOAI-Leistungsbilder lassen sich zudem auf den eigenen Bedarf zugeschnittene Auswertungen generieren.
StaWare: Modul für Honorarangebote
Eine der zahlreichen Neuerungen des Programms „BusinessNavigator Engineers & Planners“ von StaWare ist die Einbindung des Honorar-Moduls und des HOAI-Rechners. Damit können Honorarangebote gemäß DIN 276 schneller erstellt werden, inklusive aller Leistungsbilder, Anlagegruppen, Phasen und Zuschläge. Außerdem kann eine komplette Projektstruktur samt hinterlegten Aufgaben direkt aus dem Honorarangebot erzeugt werden, was Arbeitsabläufe vereinfacht. Zusätzlich können mit dem „Workflow Configurator“ Prozessabläufe individuell gesteuert und automatisiert werden. Dokumentationen und Statusberichte sorgen ferner für Revisions- und Planungssicherheit.
VvW Control: Mitarbeiterzeiten flexibel erfassen
Mitarbeiterzeiten können mit der nach dem PeP7-Standard zertifizierten BMSP-Software „VvW Control“ jetzt wahlweise am PC, am Erfassungsterminal über handliche Transponder oder mobil per kostenloser App erfasst und flexibel über individuelle Arbeitszeit- und Überstundenmodelle abgerechnet werden. Eine digitale Ressourcenübersicht mit detaillierter Mitarbeiterauslastung verbessert die Terminsicherheit. Mit der integrierten Honorarberechnung nach HOAI oder AHO können Leistungen zeitnah und bei Bedarf auch im digitalen XRechnungs-Format abgerechnet werden. Eine kontinuierliche, automatisierte Projektkontrolle ermöglicht das sogenannte „Business-Cockpit“.
untermStrich: Erfolgsauswertung inklusive
Die webbasierte Organisations- und Management-Software „untermStrich“ ermöglicht eine intuitive Zeit- und Stundenerfassung, mit der Planer geleistete Stunden oder Überstunden exakt auswerten und nachweisen können. Anhand einer Erfolgsauswertungsfunktion kann die Wirtschaftlichkeit des Büros und der Projekte ermittelt und grafisch dargestellt werden. Die aktuelle Version bietet zudem eine Projekthistorie, die Punkt für Punkt den Projektverlauf darstellt und nachvollziehbar macht. Dokumente, E-Mails, Pläne, Termine oder Adressen sind auch per Stichwortabfrage in Sekundenschnelle auffindbar. Die SaaS-Software (Software as a Service) nutzt ausschließlich deutsche Server und bietet daher einen hohen Datensicherheitsstandard.
Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz)
