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[ Recht ]

Oft kopiert, nie honoriert

Wer Nebenkosten für Plankopien, Telefon, Porto, Fahrten und anderes nicht selbst tragen will, muss entweder mit dem Bauherrn früh eine Pauschale verabreden. Oder er muss mühsam jede Ausgabe einzeln dokumentieren.

Text: Sven Kerkhoff

Ein Architekt hatte sich mit dem Bauherrn auf ein Pauschalhonorar geeinigt. Von der Pauschale nicht umfasst waren nach dem Vertrag aus dem Jahre 1996 jedoch die Kosten für die Anfertigung von Lichtpausen, Plots, Mutterpausen und Fotokopien. Diese sollten vielmehr auf Nachweis ersetzt werden. Mit seiner Schlussrechnung machte der Architekt entsprechende Kosten geltend. Im Prozess legte er dazu Abrechnungen vor, die zum Teil nur eine rein zahlenmäßige Aufstellung von Kopien enthielten. Das Oberlandesgericht (OLG) Dresden wies die Klage auf Erstattung dieser Nebenkosten ab (Urteil vom 25.04.2013, Az. 10 U 1933/10); das Urteil ist rechtskräftig.

Das OLG Dresden hält es im Falle der Abrechnung auf Nachweis für zumutbar und erforderlich, dass der Architekt jede Kopie, die im Rahmen eines Bauvorhabens gefertigt wird, einem konkreten Plan oder Schriftstück zuordnet. Zwar dürften, so das Gericht, keine übertriebenen Anforderungen an den Nachweis gestellt und kein unangemessener Aufwand gefordert werden. Notwendig sei aber, dass die Zusammenstellung der Nebenkosten den Bezug zu vorgelegten Belegen und zum konkreten Bauvorhaben erkennen lässt. Nur so könne der Auftraggeber nachprüfen, ob einzelne Kopien nicht bereits im Rahmen früherer Abrechnungen in Ansatz gebracht worden seien.

Mit dieser Entscheidung, die auf die unveränderte Regelung in der HOAI 2013 übertragbar sein dürfte, bewegen sich die Dresdner Richter auf der Linie der bisherigen Rechtsprechung. Regelmäßig muss der Architekt nämlich nicht nur die Höhe, sondern insbesondere auch den Grund und damit die Erforderlichkeit der geltend gemachten Nebenkosten darlegen und gegebenenfalls beweisen (Locher/Koeble/Frik, HOAI, 12. Aufl., Rz. 3 zu § 14). Hierfür fordert beispielsweise das OLG Hamm (Urteil vom 24.01.2006, Az. 21 U 139/01), dass die Nebenkostenaufstellung mit vorgelegten Belegen und sonstigen Umständen korrespondiert. Überdies müsse ersichtlich sein, dass die Kosten im Zusammenhang mit dem konkreten Bauvorhaben entstanden sind. Nach Auffassung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 10.05.1990, Az.VII ZR 45/89) ist eine geordnete, prüfbare Zusammenstellung der Nebenkosten unter Vorlage der zugehörigen Belege zudem schon Voraussetzung für die bloße Fälligkeit eines entsprechenden Zahlungsanspruchs.

Somit bleibt praktisch nur, mittels projektbezogener Kostenblätter fortlaufend festzuhalten, was jeweils wann für wen kopiert worden ist, wann die Kopien ausgehändigt und mit welcher Rechnung sie abgerechnet wurden (vgl. KG Berlin, Urteil vom 16.3. 2010, Az. 7 U 53/08). Sofern die Vervielfältigungen extern gefertigt wurden, sind die Fremdrechnungen beizufügen (vgl. OLG Hamm, Urteil vom 5.6.2002, Az. 25 U 170/01). Hinzu kommt, dass sich zur Höhe der abrechenbaren Kosten pro Kopie – anders als etwa bei gerichtlich bestellten Sachverständigen (§ 7 Absatz 2 JVEG) – in der HOAI keine allgemein verbindliche Regelung findet. Der anzusetzende Betrag richtet sich deshalb allein nach den tatsächlichen Aufwendungen des jeweiligen Auftragnehmers. Das birgt zusätzliches Konfliktpotenzial, denn es kann außerordentlich schwierig sein, diese Aufwendungen unangreifbar zu beziffern.

Der Arbeitsaufwand für einen gerichtsfesten Nachweis der Vervielfältigungskosten ist also hoch. Daher empfiehlt es sich unbedingt, die pauschale Abrechnung sämtlicher Nebenkosten zu vereinbaren, wobei die Pauschale auskömmlich und im Hinblick auf die tatsächlich zu erwartenden Kosten angemessen sein sollte. Eine solche Pauschalierung muss schriftlich bei Auftragserteilung vereinbart werden (§ 14 Absatz 3 Satz 2 HOAI). Die Vereinbarung muss also getroffen werden, sobald sich die Parteien darüber einig sind, dass der Architekt seine Leistungen für ein bestimmtes Objekt erbringen soll. Es reicht nicht aus, wenn der Architekt zunächst den Auftrag entgegennimmt, die Genehmigungsplanung erarbeitet und dem Bauherrn erst mit dem Baugesuch einen schriftlichen Architektenvertrag mit der Pauschalierungsabrede zur Unterschrift vorlegt (vgl. Korbion/Mantscheff/Vygen, HOAI, 7. Aufl., Rz. 24 zu § 4). Wer das tut und zudem am Ende außerstande ist, Einzelnachweise zu erbringen, kopiert womöglich auf eigene Kosten. Dies gilt im Übrigen auch für viele andere Nebenpositionen, zum Beispiel Telefon-, Porto- und Fahrtkosten.

Dr. Sven Kerkhoff ist Rechtsreferent bei der Architektenkammer Nordrhein-Westfalen.

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