Büroorganisation muss digital mitwachsen. Wer seine Abläufe strukturiert und zentralisiert, schafft mehr Transparenz, mehr Kontrolle und vor allem mehr Zeit für das Wesentliche.
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„Ich habe die Projektzahlen… irgendwo in einer Datei.“ Diesen Satz kennen leider noch zu viele Architektur- und Ingenieurbüros. Es bringt das Problem auf den Punkt: Büroorganisation läuft oft ohne Übersicht.
Die Herausforderungen sind systemisch
2025 stehen Planungsbüros unter wachsendem Druck: Projekte werden komplexer, Timings enger, der Fachkräftemangel bleibt spürbar. Gleichzeitig frisst Büroorganisation wertvolle Ressourcen – besonders in kleinen und mittelgroßen Teams.
„Ohne Software wäre weder die Verwaltung noch ein effizienter Arbeitstag für unsere Mitarbeiter möglich“: Wolfgang Eichenseher, (Geschäftsführer der Eichenseher Ingenieure GmbH), bringt es auf den Punkt.
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Viele Entscheidungen basieren auf unvollständigen Infos, Projektstände sind unklar und manuelle Abstimmungen kosten Zeit. Wolfgang Eichenseher (Geschäftsführer der Eichenseher Ingenieure GmbH) bringt es auf den Punkt: „Die Tage der Excel-Listen sind längst gezählt. Ohne Software wäre weder die Verwaltung noch ein effizienter Arbeitstag für unsere Mitarbeiter möglich“.
Die Ursachen dafür sind kein Zufall. Digitalisierung endet nicht bei CAD oder BIM. In der Zusammenarbeit mit über 3.000 Planungsbüros zeigt sich: Gerade in den täglichen Büroprozessen entstehen die größten Reibungsverluste. Tools wie Excel, Outlook oder Word stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Wer ohne zentrale Software arbeitet, steuert im „analogen Chaos“.
Smarte Büroorganisation: Viele Unternehmen haben diesen Schritt längst gemacht – mit einfachen und wirkungsvollen Veränderungen.
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Wie moderne Büros umdenken
Viele Büros haben diesen Schritt längst gemacht – mit einfachen und wirkungsvollen Veränderungen. Drei Beispiele:
- Ein Architekturbüro ersetzt die manuelle Stundenerfassung durch ein digitales System – die Dauer für die Erfassung sinkt auf 2 Minuten/Tag.
- Ein Ingenieurbüro digitalisiert das Nachtragsmanagement – weniger Konflikte, schnelleres Controlling, vollständige Abrechnungen.
- Die Projektassistenz eines Planungsbüros automatisiert alle Reportings – die Geschäftsführung sieht tagesaktuell und mit einem Klick, wo das Büro und die Projekte stehen.
Allen Beispielen gemein: Es geht nicht um Hightech, sondern um praxistaugliche Lösungen, die Prozesse und den Büroalltag spürbar erleichtern.
Digitale Zeiterfassung statt Excel – dauert täglich nur 2 Minuten pro Person mit der Software von untermStrich. Und auch die anderen Funktionen sind flink; so bleibt viel mehr Zeit für das Wesentliche.
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Quick-Wins-Checkliste: 5 kleine Schritte, große Wirkung
Digitalisierung muss kein Großprojekt sein. Schon kleine Maßnahmen können im Alltag viel verändern – wie diese Beispiele aus unserem Blog:
- Digitale Zeiterfassung statt Excel – dauert täglich nur 2 Minuten pro Person
- Angebotsvorlagen statt Copy-Paste – reduziert Fehlerquellen
- Zentrale Dateiablage – statt langem Suchen nach Versionen
- Smarte Rechnungserstellung – automatisiert und HOAI-konform
- Projekt-Dashboards – schaffen Live-Transparenz für alle Beteiligten. Wer das umsetzt, spart nicht nur Zeit, sondern entlastet das gesamte Team.
Digitalisierung muss kein Großprojekt sein. Schon kleine Maßnahmen können im Alltag viel verändern.
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Fazit: Struktur schlägt Stress
Büroorganisation muss digital mitwachsen. Wer seine Abläufe strukturiert und zentralisiert, schafft mehr Transparenz, mehr Kontrolle und vor allem mehr Zeit für das Wesentliche. Digitalisierung beginnt nicht mit Großprojekten, sondern im Kleinen.
Mehr Einblicke gibt’s in unseren Praxisbeispielen.