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Mieten oder kaufen?

Software ist nicht nur ein Arbeitsmittel, sondern auch ein Kostenfaktor, denn es werden auch Jahr für Jahr Wartungskosten fällig. Wir zeigen die Alternativen.

In den Unternehmen sind CAD-, AVA- oder BMSP-Programme wichtige Arbeitswerkzeuge, aber auch Kostenfaktoren.

Von Michael Brecker

AVA-, CAD-, Büro- oder Projektmanagement-Software kann man für eine befristete Zeit mieten und erst dann nutzen und bezahlen, wenn sie wirklich braucht wird. Mietsoftware-Anwender können wahlweise einzelne Module, Programme oder ganze Softwarepakete über einen beliebigen Zeitraum ab einem Monat mieten. Unternehmen müssen so ihr Kapital nicht langfristig in die Software-Anschaffung binden, sind flexibler und können Auftragsspitzen besser abfangen oder bei Auftragsflauten ungenutzte Miet-Arbeitsplätze kündigen. Außerdem sind Mietraten laufende Betriebsausgaben, wodurch Steuervorteile entstehen. Die Mietkonditionen sind unterschiedlich – in der Regel sind aber Software-Aktualisierungen ebenso im Mietpreis enthalten wie der Support. Manchmal werden auch mehrere Monatsmieten angerechnet, wenn man sich für einen Kauf entscheidet. Wichtig ist, dass die Kosten individuell, je nach Paket oder den eingesetzten Modulen berechnet werden, sodass nur das bezahlt wird, was auch tatsächlich genutzt wird. Außerdem sollte der Mietvertrag kurzfristig kündbar sein. Allerdings bieten nicht alle Software-Hersteller eine Mietoption. Zunehmend werden aber SaaS-Mietlösungen (Software as a Service) offeriert. Dabei wird die Software als Online-Dienstleistung angeboten, inklusive Wartung, Administration, Konfiguration, Updates, Weiterentwicklung und Support. Der Kunde hat mit der von ihm genutzten Software direkt nichts mehr zu tun – er nutzt nur ihre Funktionen. Werden auch die Arbeitsdaten auf einem Cloud-Server gespeichert, stehen sie zugriffsberechtigten Anwendern zeit-, orts- und plattformunabhängig zur Verfügung. Dafür benötigen sie lediglich einen Internet-Browser und eine stationäre oder mobile Internet-Verbindung.

Mietkauf, Finanzkauf oder Leasing?

Beim Mietkauf räumt der Software-Vermieter dem Mieter das Recht ein, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne die gemietete Software zu einem vorher vereinbarten Preis käuflich zu erwerben. Bereits gezahlte Mietbeträge werden angerechnet. Damit ist der Mietkauf mit einer Ratenzahlung vergleichbar. Im Unterschied zum Leasing, ist der Mietkäufer in der Regel bereits mit der ersten Mietzahlung auch der Eigentümer. Aktualisierungs- und Supportbedingungen müssen meist separat ausgehandelt werden, da sie in der Regel nicht oder nur für einen begrenzten Zeitraum in der Mietgebühr enthalten sind. Bei Raten- oder Finanzkäufen wird der Kaufpreis durch Teilzahlungen innerhalb einer bestimmten Frist erbracht (z.B. 12 Monate). Das ist weniger aufwändig als ein Bankkredit, allerdings sollte man vorher prüfen, ob ein herkömmlicher Kredit nicht günstiger ist als der Ratenkredit beim Verkäufer. Das gilt auch für spezielle Existenzgründer-Angebote von Softwareherstellern mit längeren Laufzeiten (z.B. 3 Jahre). Auch das Leasen ist eine liquiditätsschonende Finanzierungsalternative. Dabei wird im Rahmen eines so genannten „Nutzungsüberlassungsvertrags“ die Software vom Leasinggeber bereitgestellt und dem Leasingnehmer gegen Zahlung eines vereinbarten Leasingentgelts zur Nutzung überlassen. Im Unterschied zum Mietkauf bleibt der Leasinggeber Eigentümer der Software, der auch für die Aktualisierung der Software sorgen muss. Der Leasingnehmer erhält nur die Nutzungsrechte an der Software. In der Regel ist zwischen Softwareanbieter und Leasingnehmer eine Leasinggesellschaft als Vertragspartner des Softwareanbieters zwischengeschaltet, die dem Kunden die Nutzungsrechte an der Software verschafft und dafür eine monatliche Leasinggebühr verlangt. Da es zahlreiche Leasingvarianten gibt, sind die Steuer- und Bilanzvorteile unterschiedlich, wobei Leasingraten meist in voller Höhe steuerlich absetzbar sind.

Beim Gebrauchtsoftware-Kauf sollte man auf seriöse, spezialisierte Anbieter achten.

Auf Fallstricke achten

Software nutzt sich nicht ab. Deshalb kann auch „Gebrauchtsoftware“ eine Alternative zum Neukauf sein. Software mit einem Vorbesitzer ist in der Regel um 30 bis 50 Prozent günstiger, bietet zwar nicht die neuesten Features, dafür aber alles, was man für die tägliche Büroarbeit braucht. Der Weiterverkauf „gebrauchter“ Computerprogramme ist gemäß mehrerer Grundsatzurteile rechtmäßig – unabhängig davon, wie die Software erworben wurde: auf einem Datenträger oder per Download. Auch das Aufteilen von Volumenlizenzen, also im „Paket“ verkaufter Einzellizenzen und deren teilweise Weiterverkauf ist zulässig. Laut einem Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs hat der Gebrauchtsoftware-Käufer auch Anspruch auf Updates und Support. Allerdings gehen bestehende Wartungsverträge nicht automatisch auf den Gebrauchtsoftware-Käufer über. Dazu muss er mit dem Hersteller einen neuen Wartungsvertrag abschließen. Da kein Hersteller gerne auf Wartungsgebühren verzichtet und die Zufriedenheit seiner Kunden zum Ziel haben sollte, entstehen in der Regel keine Probleme. Allerdings verlangen einige Softwarehäuser eine Abtretungserklärung des Erstbesitzers. Da der aktuell boomende Gebrauchtsoftware-Markt etwas unübersichtlich ist und teilweise auch Raubkopien illegal als Gebrauchtsoftware angeboten werden, ist beim Kauf allerdings Vorsicht geboten. Gebrauchtsoftware sollte man möglichst inklusive Wartungsvertrag nur von einem seriösen Händler erwerben, der sich auf den An- und Verkauf von Nutzungsrechten für Gebrauchtsoftware spezialisiert hat, wie beispielsweise www.2ndsoft.de, www.relicense.eu oder www.usedsoft.com.

Cloudlösungen ermöglichen einen plattformunabhängigen Zugriff auf aktuelle Daten mit einer stets aktuellen Software.

Alternative Cloudlösungen

Cloudlösungen ermöglichen per Web-Browser einen plattformunabhängigen stationären oder mobilen Zugriff auf eine stets aktuelle Software, ohne sie kaufen, installieren und permanent aktualisieren zu müssen. Software-Kosten werden reduziert und lassen sich an die aktuelle Auftragssituation besser anpassen. Der Aufwand für Installation, Konfiguration, Aktualisierung und Wartung entfällt. Die Software ist flexibler, plattform- und standortunabhängig einsetzbar. Unternehmen mit mehreren Standorten können einfacher zusammenarbeiten. Auch mobile oder im Home-Office arbeitende Mitarbeiter lassen sich besser in IT-Prozesse integrieren. Entsprechen die monatlichen Mietkosten den jährlichen Wartungskosten einer Kaufsoftware, sind sie auch finanziell eine echte Alternative. Problematisch können – neben der Arbeitsgeschwindigkeit (Antwortzeit) – auch mögliche Serverausfälle oder lokale Netzverbindungsprobleme sein. Viele Unternehmen sind noch zurückhaltend, weil sie vor allem Vorbehalte gegenüber der Auslagerung ihrer Daten haben. Sicherheitsbedenken versuchen Anbieter durch Datenverschlüsselungstechniken oder die Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren mit ihren strengeren Sicherheits- und Datenschutzstandards zu zerstreuen. Eine Alternative sind Browserlösungen, die alle Vorteile einer Cloudlösung bieten, aber auch das Arbeiten ohne ständige Internetverbindung und die lokale Ablage von Arbeitsdaten auf einem eigenen Server im Büro ermöglichen.

Wartungsvertrag oder Individual-Update?

Programme müssen aktualisiert werden. Wer nicht regelmäßig aktualisiert, riskiert irgendwann durch veraltete Software verursachte Fehler oder Inkompatibilitäten mit neuer Hardware oder einem neuen Betriebssystem. Schließt man mit dem Hersteller einen Software-Wartungsvertrag ab – auch Softwarepflege- oder Softwareservicevertrag (SSV) genannt – bleibt die Software kontinuierlich auf dem neuesten Stand. Alternativ kann man Software auch ohne Wartungsvertrag individuell aktualisieren und beispielsweise eine Versionsnummer überspringen. Allerdings müssen jeweils übersprungene Versionen beim nächsten Software-Update „mitbezahlt“ werden. In der Regel kostengünstiger fährt, wer regelmäßig per Wartungsvertrag aktualisiert: Die jährlichen SSV-Kosten betragen etwa 10 bis 15 Prozent des Software-Listenpreises. Ohne Wartungsvertrag liegen die Updatekosten etwa 5 Prozent höher, bei 15 bis 20 Prozent des Software-Listenpreises seit dem Neukauf bzw. Upgrade.


MEHR INFORMATIONEN

Cloud-Lösungen im Handwerk: www.cloudwerker.de

Gebrauchtsoftware-Infos: www.gebrauchtesoftware.de

Sotware as a Service (SaaS): www.wikipedia.org/wiki/Software_as_a_Service

Leitfaden Cloud Computing, Bitkom, Berlin 2009, zum Download:
www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Leitfaden-Cloud-Computing.html

Leitfaden Handel mit „gebrauchter“ Software, Bitkom, Berlin 2015, zum Download:
www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Handel-mit-gebrauchter-Software.html


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