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[ Schwerpunkt: xxl ]

Und es hat Boom gemacht

Wenn plötzlich kleine Strukturen nicht mehr ausreichen – wie Planer das schnelle Wachstum ihres Büros meistern

Text: Nils Hille

Küchentisch und Computer – das waren die einzigen Teile, aus denen das Architekturbüro von Liza Heilmeyer und Stephan Birk bestand. Also wofür überhaupt ein Büro? Die beiden Absolventen hatten gerade ihr Architektur-Diplom in der Tasche und draußen, auf dem Markt, tat sich wenig bis gar nichts – Baukrise. Birk erinnert sich: „Die Perspektive für uns war klar: Wir müssen einen Wettbewerb gewinnen.“ Und das taten sie dann auch. Bei einer Ausschreibung von Parkplätzen für ein Modehandel-Unternehmen in Coesfeld überzeugten sie mit ihrer Idee. Wettbewerb gewonnen, Auftrag bekommen, Projekt gebaut.

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Platz für Mitstreiter: Das Stuttgarter Büro ist heute der Arbeitsplatz für gut 20 Architekten.

Das war 2003 bis 2005. Heute, rund zehn Jahre später, erzählt Birk von diesen Anfängen, während er an einem großen, weißen Konferenztisch sitzt. Hinter dem Vorhang, den er zur Lärmvermeidung zugezogen hat, erschließt sich ein großes, loft­ähnliches Architekturbüro mitten in Stuttgart. Verschiedene Arbeitsbereiche, viele große Tische und Regale, die Holz- und Papp-Modellen sowie einer eigenen Fachbibliothek genügend Raum geben, haben hier ihren Platz gefunden. Genauso wie eine mit magnetischer Farbe gestrichene Wand, an der die Architekten per Fotos den Stand sämtlicher aktueller Projekte dokumentieren. Birk: „Die Anregung kam von den Mitarbeitern, damit jeder einen Überblick über alle Aufträge hat.“ Denn im Büro „Birk Heilmeyer und Frenzel Architekten“ arbeitet mittlerweile nicht nur der dritte Partner Martin Frenzel mit. Es sind hier noch rund zwanzig weitere Architekten im Einsatz.

Schnell gewachsen ist das Büro schon in den Anfangsjahren. Nach dem ersten gewonnenen Wettbewerb konnten die Stuttgarter bald weitere für sich entscheiden – und immer wieder benötigten sie zeitnah neue Mitarbeiter. In den Jahren 2010 und 2011 landeten sie besonders häufig auf Platz 1, teilweise sogar zweimal an einem Tag. Bis heute sind Wettbewerbe ihre Hauptquelle, um an neue Aufträge zu kommen. Frenzel erklärt: „Nur so können wir immer wieder andere Gebäudetypen bauen und landen nicht in einer Nische, in der wir uns viel zu eingeengt fühlen würden.“ Diese Freiheit nehmen sie sich, auch wenn ihnen bewusst ist, dass sie nun eine viel größere Verantwortung haben und nicht nur für sich selbst sorgen müssen. Birk: „Das macht mir keine Angst. Wir wollten immer ein großes Büro, um große Projekte realisieren zu können. Aber natürlich liegen auch sehr aufregende Jahre hinter uns.“ Jahre, in denen sie die Strukturen aufbauen mussten – nicht langsam immer Stück für Stück, sondern größtenteils schnell und dabei vieles auf einmal.

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Trio auf Wachstumskurs: Stephan Birk, Liza Heilmeyer und Martin Frenzel (von links nach rechts)

Wachstum planvoll steuern

Durch ihre vorherige Mitarbeit in großen Büros hatten die drei Partner einiges an Organisation miterlebt. Sie adaptierten Erfolgreiches und vermieden Defizite, die sie dort in den Strukturen vorgefunden hatten. Birk, Heilmeyer und Frenzel fanden den für sie passenden Weg, Projektteams zu koordinieren: „Die Kommunikation auf Augenhöhe mit unseren Mitarbeitern ist entscheidend. Nur wenn sich alle einbringen können, merken sie auch, dass sie wirklich dazugehören, und sie identifizieren sich mit den Projekten“, sagt Birk. So fiebert das gesamte Büro bei einem Wettbewerb mit – und feiert zusammen ausgelassen, wenn es diesen für sich entscheiden konnte. Doch genauso ist allen bewusst, dass die eigentliche Arbeit nun erst beginnt. Aus Platzgründen musste das Büro schon zweimal innerhalb Stuttgarts umziehen und regelmäßig auch seine Teamstärke vergrößern. Den Nachwuchs generieren die drei Chefs hauptsächlich durch persönliche Kontakte. Hier kommt ihnen sehr zugute, dass Heilmeyer und Birk schon von Anfang an neben dem Büro parallel an der Universität Stuttgart gearbeitet haben. Stephan Birk lehrt dort heute noch in einer Vertretungs-Professur und findet unter den Studenten zukünftige Mitarbeiter. Schon häufig sind daraus nach dem Hochschulabschluss Festanstellungen geworden. Der Nachwuchs kann direkt an den Projekten weiterarbeiten, die er schon kennt. Das lohnt sich wiederum umso mehr für Chefs wie Frenzel: „Wir haben bisher eine Fluktuation, die gen null geht. Nur ein Kollege hat uns in den zehn Jahren verlassen, weil er mit seiner Frau aus Stuttgart weggezogen ist.“ Vieles haben die drei Büroinhaber über „Learning by Doing“ begriffen. Doch sie scheuen auch nicht davor zurück, ab und an Externe um Rat zu bitten, wie Birk erklärt: „Das sind ganz gezielt nicht immer nur Architekten. Uns haben auch ein befreundeter Unternehmer, der eine Werbeagentur leitet, Steuerberater, Juristen sowie die Beratungs- und Fortbildungsangebote der Architektenkammer weitergeholfen.“ Und schließlich stellten die Chefs zum ersten Mal eine Mitarbeiterin ein, die keine Architektin ist, sich aber umso mehr mit Büromanagement und Öffentlichkeitsarbeit auskennt. Trotzdem kommt Inhaber Birk selbst nicht mehr zum Zeichnen: „Meine Rolle hat sich zuletzt stark verändert. Ich kümmere mich zurzeit vor allem um die Projektabwicklung, die regelmäßigen Teambesprechungen und die Bauherrenpflege.“

Auf Wachstum stehen die Zeichen bei den Stuttgartern auch weiterhin. Selbst wenn sie viele Wettbewerbe gewonnen haben, werden sie nur ein- bis zweimal im Jahr direkt eingeladen. Ansonsten müssen sie, wie die meisten Büros, ihre Teilnahme unter immer schwierigeren Bedingungen erkämpfen, so Birk: „Für uns ist die größere Herausforderung, überhaupt zugelassen zu werden, als dann zu gewinnen.“ Das klingt sehr selbstbewusst. Und die vielen Erfolge geben ihm recht. Über die Maßen bekannt sei ihr Büro trotzdem nicht, ergänzt Birk: „Wir hatten nie den Gedanken, wir wären Überflieger. Wir haben die Demut nicht verloren.“ Frenzel, nach einer kurzen Gedankenpause: „Wahrscheinlich hält diese Grundeinstellung unser Büro so gut am Leben.“

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Geschichte und Gegenwart: Die Parkpalette in Coesfeld-Lette war das erste realisierte Projekt der Stuttgarter.

Mittendrin statt nur dafür

Nicht nur gut am, sondern auch mitten im Leben ist das Palais Mai. Das Architekturbüro liegt nur einen Straßenblock vom Münchner Hauptbahnhof entfernt. Zwischen Gemüsehändlern, Telefon-Shops und Kurzzeit-Apartments in der Goethestraße führen ein unscheinbarer Hauseingang und das dahinter verborgene Treppenhaus zu den Planern. Peter Scheller, der gemeinsam mit Ina-Maria Schmidbauer und Patrick von Ridder das Büro leitet, ist zufrieden: „Uns gefällt es hier. Schließlich beschäftigen wir uns doch immer wieder mit der Frage, wie wir für die Münchener ein gutes Umfeld schaffen können. Nur eines können Sie hier völlig vergessen: dass Sie einen Parkplatz kriegen“, sagt er. Platzmangel herrscht auch in seinem Büro. An der Decke lässt sich noch erkennen, dass der eine große Raum, in dem alle Kollegen sitzen, mal aus drei kleinen Räumen bestand. Zweimal wurden Wände entfernt, um Platz zu schaffen. „Mehr ausbreiten können wir uns hier leider nicht. Dahinter ist das Haus zu Ende“, sagt Scheller lachend.

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Derzeit setzen sie ein Baukastensystem für Kindertagesstätten für mehrere Bauherren um.

Gut lachen hat der 46-Jährige auch, wenn er auf die vergangenen neun Jahre zurückblickt, zu denen er sagt: „Es ist seit unserer Gründung im Jahr 2005 immer nur bergauf gegangen.“ Ähnlich wie die Stuttgarter fingen auch die Münchener zu zweit mit Tisch und Computern an. Nur standen die nicht in der Küche, sondern in einem kleinen, günstig angemieteten Raum in einem Gründerzentrum. „Neben uns war ein T-Shirt-Gestalter, über uns ein Musiker. Dieses kreative Umfeld hat uns sehr gefallen und uns für die eigene Arbeit inspiriert.“ Diese bekamen sie zunächst durch private Kontakte. Ihre erste Aufgabe erhielten sie von Bekannten: den Umbau eines denkmalgeschützten Hofs in München für eine Diskothek mit Restaurant. Über ihr großes Netzwerk erhalten sie auch bis heute immer noch Aufträge. „Viele Kontakte aufzubauen und zu pflegen, kann ich nur jedem Einsteiger empfehlen. Und am besten gründet man ein Büro nicht als Einzelkämpfer, sondern zu mehreren. Dann hat man gemeinsam viel mehr mögliche Bauherren im Adressbuch“, so Scheller. Ein zweiter Akquiseweg von Palais Mai war von Anfang an, sich auch um Randaufgaben zu bemühen. Hieraus entstehen immer wieder Aufträge. Wie bei einer Montessori-Schule, für die das Büro eigentlich nur eine Machbarkeitsstudie durchführen sollte. Die Arbeit überzeugte und Scheller hörte die Ansage: „Dann können Sie doch auch noch die Planung machen, oder?“ Natürlich konnte er. Ebenso bei einer Franz-Marc-Ausstellung im Münchener Lenbachhaus. Hier sollte Palais Mai zunächst nur einen Werbeaufsteller konzipieren. Durch viele Nachfragen der Planer stellte sich aber heraus, das vieles Weitere gar nicht oder unzureichend geplant war. Schließlich hat das Architekturbüro für die gesamte Entwicklung und Gestaltung des Pavillons gesorgt. „Wir machen immer wieder die Erfahrung, dass unser Engagement bei der Sache über die eigentliche Arbeitsstellung hinaus Anerkennung erfährt“, so Scheller.

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Erfolgsgeschichte: Das Münchner Büro Palais Mai von Peter Scheller, Ina-Maria Schmidbauer und Patrick von Ridder wuchs mit Wettbewerben und kleinen Aufträgen und hat mittlerweile neun Mitarbeiter.

Auf diesem Weg begleiten die drei Inhaber mittlerweile neun Mitarbeiter. Viele kamen direkt von der Universität in das Büro, das Scheller als „Ausbildungsbetrieb“ bezeichnet. So liege der Altersdurchschnitt unter 30 Jahre, erklärt der 46-Jährige: „Da müssen wir den Bauherren schon einmal versichern, dass wir trotzdem mit Erfahrung und Professionalität an die Projekte rangehen.“ Der erste Angestellte wurde im Jahr 2008, drei Jahre nach der Gründung, Teil des Teams. Ab 2010 kam der Schub. Die Projekte wurden schnell größer und die Planer von Palais Mai mussten mehrere Aufträge parallel bearbeiten. Dann folgten erste Auszeichnungen. „Wir hatten vor drei Jahren das Glück, den Förderpreis für Architektur der Stadt München zu gewinnen – der vor allem unsere Bekanntheit förderte“, sagt Scheller. Ein Jahr später konnten sie den Einladungswettbewerb Wohnbebauung Braystraße/Versailler Straße für sich entscheiden – jetzt ist die Nachverdichtung mit 60 Wohnungen im Bau. Dazu kommen zahlreiche andere kleinere Jobs, an denen die elf Planer arbeiten.

Gut beraten durch Aktiv-Senioren

Entlastet werden sie mittlerweile von einer weiteren Architektin, die, seitdem sie zwei Kinder hat, als Bürofachkraft vier halbe Arbeitstage pro Woche bei Palais Mai arbeitet. Sie kümmert sich um Aufgaben wie Rechnungsführung, Buchführungsvorbereitung und das Personalmanagement. „Wir haben uns lange gefragt, ob wir es uns leisten können, so eine Stelle zu schaffen. Doch die Aktiv-Senioren sagten uns: ‚Klar. Ihr müsst das sogar, wenn euer Büro weiterhin erfolgreich sein soll.‘“ Die Aktiv-Senioren waren die perfekten Wachstums-Berater für die Planer. In dieser Münchener Initiative engagieren sich ehemalige Führungskräfte aus großen Unternehmen ehrenamtlich. Die Rentner coachen ausgewählte junge Büros und Betriebe. Palais Mai hat sich für die Beratung beworben und den Zuschlag bekommen. Scheller ist begeistert: „Diese Termine haben uns wahnsinnig viel für die eigene Betriebsführung gebracht. So etwas kann ich jedem wachsenden Büro nur empfehlen.“ Hier lernten die Planer auch, dass sie – so viel Freude es auch bringen mag – nicht bei jedem Kunstprojekt einen Non-Profit-Beitrag leisten können. Die Aktiv-Senioren schüttelten nur den Kopf, als sie hörten, dass die Architekten öfter mal ohne Bezahlung gearbeitet hatten. Wer für lau schufte, werde auch nicht ernst genommen. Zudem setzten die Planer sich auch selbst klare Regeln, die sie früher so nie eingehalten hätten: Wenn einer der Partner Urlaub hat, dann hat er auch wirklich frei und kontrolliert nicht zwischendurch noch die E-Mails oder führt Telefonate. Nur so lasse sich entspannen, um dann anschließend wieder tatsächlich fit für die Arbeit zu sein.

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Laufendes Projekt: Das große Wohnungsbauvorhaben in der Braystraße bedeutet für das Büro Erfolg und Arbeit gleichermaßen.

Das Portfolio ihrer Arbeit haben die Architekten aber nicht eingeschränkt. „Wir sind einfach Generalisten aus Begeisterung. Vom Stuhl bis zur Stadtplanung machen wir weiterhin alles – und das sehr gerne“, sagt Scheller. Im Gegensatz zu den Stuttgarter Aufsteigern übernehmen sie auch kleine Aufgaben für private Bauherren. Nur die Bauleitung vergeben sie mittlerweile an andere Büros. Das entlastet Palais Mai. Die gewonnene Zeit nutzen die Münchener lieber, um an anderen Stellen zu signalisieren, dass sie sich für Themen interessieren. Nicht anbiedernd oder knallhart akquirierend, „so sind wir nicht“, sondern einfach mal ins Gespräch kommen und im Gespräch bleiben. Das hat bisher ja auch gut funktioniert.

Wachstumsbeschleuniger

Was Inhaber beachten sollten, wenn sie ihr Büro schnell vergrößern dürfen

1. Auch wenn Sie der plötzliche Großauftrag sehr begeistert und Sie in eine völlig unbekannte Situation bringt: Behalten Sie den Gesamtüberblick über Ihre Arbeit und die vielen neuen Herausforderungen in der Büroorganisation. Kai Haeder, Managementberater für Architekturbüros, warnt: „Die größte Gefahr ist, dass Sie nur noch an das Projekt denken und dabei die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens aus den Augen verlieren.“ Wer schnell wächst, kann sonst auch genauso schnell wieder schrumpfen. Dass Sie später wirtschaftlich in die Knie gehen müssen, gilt es also frühzeitig zu vermeiden.

2. „Ja, natürlich nehme ich den Auftrag an. Das ist meine große Chance.“ Diese Entscheidung ist schnell getroffen. Sie scheint ja auch auf der Hand zu liegen. Doch nicht immer ist die Zusage, den Auftrag auszuführen, wirklich die richtige Wahl. „Schärfen Sie Ihr Bewusstsein für die Frage, ob Sie diese Aufgabe mit Ihrer Erfahrung und Ihren Möglichkeiten wirklich stemmen können. Ein langsameres Wachstum ist für das Büro häufig nachhaltiger“, sagt Haeder. Denn wenn der Auftrag Sie so finanziell in die Knie zwingt, dass Sie weniger Gewinne als vorher machen, bleibt die Freude daran schnell auf der Strecke.

3. Mit einer kleinen Büromannschaft lässt sich ein großer Auftrag nur selten bewältigen. Sie brauchen also mehr Personal – doch wie viel? Haeder empfiehlt: „Ermitteln Sie zunächst einfach per HOAI, in welchem Zeitraum welches Honorarvolumen erbracht werden muss. Dann ermitteln Sie den Personalbedarf mittels Ihres Ziel-Umsatzes pro Vollbeschäftigten für diesen Zeitraum. Durch den Abgleich der Soll- und Ist-Werte erhält man schnell den Überblick, in welchen Leistungsphasen und Zeiträumen eine personelle Über- oder Unterdeckung gegeben ist.“ Das Ergebnis zeigt also, wie viele Neueinstellungen Sinn machen. Vielleicht ist eine Kooperation mit anderen Büros, die einzelne Aufgaben unter Ihrer Gesamtleitung komplett übernehmen, deutlich effektiver. Hier sind Sie klar im Vorteil, wenn Sie schon durch frühere kleinere Projekte wissen, mit wem Sie gut kooperieren können.

4. Trotzdem wird das eigene feste Team durch einen großen Auftrag meist wachsen. Nun kommt unerwartet die Frage auf Sie zu, wo Sie zeitnah Mitarbeiter herbekommen, die zu den Aufgaben und im Idealfall auch zu Ihrem Büro passen. Haeder empfiehlt hier den klassischen Weg der Stellenausschreibungen in Fachmagazinen und online, allerdings sollten Sie sich hierbei viel Mühe geben: „Gestalten Sie die Jobangebote sehr attraktiv. Schreiben Sie nicht nur, wen Sie suchen, sondern auch, was Ihr Büro zu bieten hat.“ Nutzen Sie zudem Ihre privaten und beruflichen sowie die sozialen Netzwerke, um die Offerte zu verbreiten.

5. Sie haben einen Job inklusive Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiter organisiert? Gut. Vergessen Sie aber nicht die Zeit danach. Denn vielleicht wird der neue Job Sie und Ihre Mitarbeiter für ein oder anderthalb Jahre gut auslasten. Doch dann? Selbst wenn das Ergebnis Ihrer Arbeit andere potenzielle Bauherren begeistert, fragen diese Sie nicht unbedingt direkt für neue Projekte an. „Sie sollten daher während der Arbeit am Großauftrag unbedingt Ihre Kontakte pflegen und weitere aufbauen sowie Zeit für die Akquise einplanen“, rät Haeder.

6. Benötigen Sie weitere und individuellere Tipps? Die Architektenkammern bieten regelmäßig Seminare und Beratertage an – wie zum Beispiel „Professionelle Büroorganisation“ am 26. September 2014 in der Architektenkammer Nordrhein-Westfalen oder „Effektives Arbeiten“ am 3. November 2014 in der Architektenkammer Sachsen. Haeder empfiehlt auch die Weiterbildungs-Angebote im Bereich Projektmanagement: „Dort erläutern die Dozenten hilfreiche Arbeitsstrukturen und geben Hinweise, woran Architekten bei der Ablaufplanung von großen Projekten denken sollten.“ Sämtliche Angebote der Kammern finden Sie laufend aktualisiert in unserer Fortbildungs-Datenbank auf: DABonline.de/DABweiterbildung

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