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[ Präsentation von Projekten ]

Eindruck machen

Bei der Präsentation von Projekten sind gute Selbstdarstellung und Einfühlungsvermögen der halbe Erfolg

Sender und Empfänger: Nicht immer kommt die Botschaft der Präsentation so an, wie sich das der Redner wünscht.

Siegfried Fiedler
Kennen Sie das? Sie haben wochenlang an einem Entwurf geplant, städtebaulich und innenräumlich, und ein in Bezug auf Energieeffizienz und Kosten geradezu geniales Meisterwerk der Architektur erschaffen. Den Auftrag wähnen Sie schon sicher in der Tasche, in kühnen Momenten sehen Sie sich schon in der Fachpresse gefeiert. Alles ist perfekt vorbereitet, die Pläne sauber ausgedruckt, das Modell steht und endlich können Sie Ihr Werk präsentieren. Sie wähnen sich in Hochform und stellen Ihr Konzept vor. Am Ende aber erleben Sie keine stehenden Ovationen und auch das Funkeln in den Augen Ihrer Zuhörer fehlt, kurzum: Ein anderer erhält den Auftrag – schade! Vielleicht lag es gar nicht an Ihrer Arbeit, sondern an der Art und Weise, wie Sie sie präsentiert haben. Dem kann abgeholfen werden.

n Marketingkreisen kursiert der Satz: „Qualität ist das, was der Kunde dafür hält!“ Das gilt in der Architektur in ähnlicher Art: Sie als Planer müssen Ihrem potenziellen Bauherrn klar machen, dass Ihr Entwurf die Qualität hat, die er will. Sie haben aber das Problem, dass Sie nicht mal eben einen Prototyp auf den Tisch stellen und vorführen können. Was Sie haben, sind Pläne, Modelle, Simulationen und sich selbst – mehr nicht. Die Menschen, die Ihnen zuhören, wollen Qualität, und sie müssen Ihnen glauben, dass Sie Qualität bauen können. Dabei hilft es natürlich, wenn Sie einen bekannten und großen Namen haben. Aber der ist nicht zwingend: Es reicht völlig, wenn Bauherren Sie beauftragen, weil sie Sie fachlich, methodisch und sozial für kompetent halten – für einen fähigen und sympathischen Planer.

Wenn Menschen miteinander kommunizieren, ist das in der Regel der Versuch, einen Sachverhalt von einem Kopf in einen oder mehrere andere Köpfe zu projizieren. Es entsteht dabei ein Spannungsbogen zwischen dem, was der Sender meint und sagt (Transformation einer Botschaft in das gesprochene Wort), und dem, was der Empfänger hört und intellektuell versteht.

Zwischen den vier Stationen „Meinen“, „Sagen/Senden“, „Hören/Empfangen“ und „Verstehen“ gibt es Faktoren, die die Übermittlung der Nachricht stören können: mangelnde Ausdrucksfähigkeit, akustische Störungen, Bereitschaft zur Aufnahme der Botschaft und mehr. Dabei ist es ebenso wichtig, zu berücksichtigen, dass es zwei Kommunikationsebenen gibt: eine Inhaltsebene und eine Beziehungsebene. Einem sympathischen Sender nimmt man seine Botschaft eher ab. Fazit: Sie müssen kommunizieren können und sympathisch wirken.

Im Weiteren unterscheidet man zwischen verbaler und nonverbaler Kommunikation. Bei verbaler Kommunikation geht es um Sprache, Lautstärke, Betonung, Satzmelodie und Satzbau. Die nonverbale Kommunikation besteht aus Mimik (Gesichtsfeld), Gestik (Arme und Schultern) und Körperhaltung. Um erfolgreich zu kommunizieren, müssen die Elemente verbale, nonverbale Kommunikation und der Inhalt zueinander passen. In der Kommunikationsforschung geht man davon aus, dass die Art und Weise der Präsentation sogar wichtiger ist als deren Inhalt.

Was will die Zielgruppe hören?

Im ersten Schritt müssen Sie sich überlegen, zu wem Sie sprechen. Analysieren Sie die Personen, also die Zielgruppe. Finden Sie heraus, welche Einstellung in Bezug auf Architektur vorhanden ist. Welche Erwartungen haben die Leute? Welche Vorbildungen und Erfahrungen? Aus welchen Berufen kommen sie? Was wollen sie tatsächlich? Diese ­Erkenntnisse müssen in Ihre Kommunikation eingebracht werden. Erklären Sie Ihre Ideen und zeigen Sie Ihre eigene Begeisterung in Ihrer Darstellung. Aus den Überlegungen über die Zielgruppe geht auch hervor, mit welchen Darstellungsmedien Sie Ihre Arbeit präsentieren und wie
Sie sie gestalten. Bedenken Sie, dass Nichtbauschaffende in der Regel nicht über Ihr visuelles Vorstellungsvermögen verfügen.

Eine gute Präsentation hat einen guten Anfang und einen guten Schluss, und  beides liegt möglichst nahe beieinander. Wichtig ist der Einstieg, Ihre beste Chance, Spannung zu erzeugen. Geben Sie Ihrem Kind einen Namen und formulieren Sie Ihre Ideen klar und greifbar (Hadids „Frozen Explosion“ oder Kulkas „Haus der Stille“ sind gute Beispiele). Gliedern Sie Ihre Präsentation in logischer Folge: vom Großen zum Kleinen, von außen nach innen, nach Themen oder Eigenschaften. Hauptsache ist, dass Sie klar gliedern. Führen Sie die Zuhörer vom Bekannten zum Unbekannten, vom Alten zum Neuen, vom „Gestern“ ins „Morgen“. Bedenken Sie auch, Punkte darzustellen, die für Ihren Entwurf weniger, aber für die Zuhörer wichtig sind (Kosten, Energie/Ökologie, Parken, …).  Genauso wichtig wie der Einstieg ist der Schluss, am besten ein sehr kurzes und knappes Resümee, denn das bleibt am besten im Gedächtnis.

Jetzt haben Sie gerade eine tolle Präsentation abgeliefert, und nun melden sich Zuhörer und wollen sich zu Ihren Ausführungen äußern. Manche wollen Koreferate halten, um zu zeigen, dass sie auch etwas von dem Thema verstehen (vielleicht ein Kollege?), andere haben etwas nicht verstanden, und wieder andere wollen Ihnen sogar widersprechen (noch ein Kollege?). Das ist schlimm, oder? Nein! Bewahren Sie Ruhe. Halten Sie Blickkontakt zum Fragesteller. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht richtig verstanden haben. Hören Sie aktiv zu und unterbrechen Sie den Redner nicht. Stellen Sie Gemeinsamkeiten heraus („Ja, das sehe ich auch so …“) und nehmen Sie Argumente Ihres Gegenübers, um sie für Ihren Entwurf sprechen zu lassen.

Wenn Sie diese Punkte umsetzen und einen überzeugenden Entwurf haben, haben Sie den Auftrag zwar noch nicht sicher in der Tasche, aber Sie können davon ausgehen, dass Sie sich von vielen Ihrer Kolleginnen und Kollegen deutlich in positiver Hinsicht unterscheiden.

Siegfried Fiedler arbeitet im Bereich Kommunikation der Beton Marketing Süd GmbH und ist als Kommunikationstrainer an der Universität Freiburg tätig.

Sieben Tipps für Ihre Medien:

  1. Ihre Modelle und Pläne müssen tipptopp in Ordnung sein.
  2. Ihre Pläne müssen klar, anschaulich und lesbar gegliedert sein.
  3. Verwenden Sie nicht zu viele Details.
  4. Bringen Sie Leben in Ihre Pläne (Menschen, Bäume, …).
  5. Kontrollieren Sie die Rechtschreibung.
  6. So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig.
  7. Probieren Sie die Technik vorher aus.

Fünf Tipps für Ihren Auftritt:

  1. Nehmen Sie einen festen, geraden Stand ein.
  2. Sprechen Sie mit fester, klarer und lauter Stimme.
  3. Sprechen Sie so, dass die Zuhörer Ihnen folgen können.
  4. Ihr Vortrag muss – ebenso wie die Medien – klar gegliedert sein.
  5. Schauen Sie die Zuhörer an, während Sie zu Ihnen sprechen.

„Den Umgang mit Laien lernen“

Wiebke Küpper, Architektin im Stadtplanungsamt Freiburg, über Erfahrungen mit Präsentationen

Sie erleben viele Projektvorstellungen. Wie gut sind sie?
Fachlich ist sicher jeder Architekt und Planer kompetent. Allerdings werden die Akquise und die Vermittlung der Projekte an Außenstehende und Laien in der Ausbildung oft vernachlässigt. Da an den Hochschulen Fachleute meist unter sich sind, stellt sich diese Frage hier nicht. Der Kontakt mit Laien entsteht erst im Berufsleben, der richtige Umgang mit ihnen muss gelernt werden.

Ist Bescheidenheit eine Zier?
Viele, die präsentieren, scheinen das zu glauben. Ihnen erscheint es regelrecht verpönt, Projekte offensiv anzubieten. Dabei hat sich die Technik, um Projekte und Planungen verständlich zu vermitteln, stark weiterentwickelt – etwa in Simulationen und PowerPoint-Präsentationen.

Was empfehlen Sie den Planern?
Sinnvoll ist es immer, sich in die Personen, denen man etwas vermitteln möchte, hineinzuversetzen, zum Beispiel Gemeinderäte, Bürger oder Investoren. Man muss sie auf ihrem Gebiet von Kenntnissen und Wissen ansprechen; man muss sich vorher über ihre Erwartungen an ein Projekt klar werden, sollte auch auf mögliche Einwände und Bedenken vorbereitet sein. Dann ist die Wahrscheinlichkeit deutlich größer, eine positive Rückmeldung zu bekommen.

Was ist wichtiger – Wort oder Bild?
Beides gleichermaßen. Eine visuelle Darstellung kann deutlich einfacher die Inhalte des Projektes vermitteln und eine positive Grundeinstellung zu ihm fördern.

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