Personalwahlqual

Nils Hille

Für Büroinhaber ist es mindestens genauso schwer, einen passenden Mitarbeiter zu finden, wie für Bewerber einen Job. Personalberater sprechen von einem enormen Aufwand. Doch wer den sorgfältig betreibt, der hat gute Chancen, die richtige Wahl zu treffen.

1. Richtiger Zeitpunkt

Wann sollte ich einen neuen Mitarbeiter einstellen? Die Frage klingt lapidar, doch der frühzeitige Start der Mitarbeitersuche kann entscheidend sein. Wenn Sie feststellen, dass Sie kurzfristig einen weiteren Mitarbeiter benötigen, setzen Sie sich in Ihrer Entscheidung unter einen enormen Druck und müssen oft den nächstbesten Bewerber engagieren. Das kann, je nach Arbeitsaufgaben und Person gut gehen, doch die Wahrscheinlichkeit für eine langfristige Zusammenarbeit ist gering.

Sicher werden Sie nicht immer im Voraus planen können, aber Sie sollten, so Jörg M. Proksch, Personalberater für Architekturbüros in Reutlingen, die Personalentwicklung immer im Auge haben. „Wenn Sie Ihr Büro als Unternehmen sehen, planen Sie, in welche Richtung und mit welchen Zielen es sich weiterentwickeln soll – dazu gehören auch Ihre Mitarbeiter.“ Im Idealfall empfiehlt Proksch für den durchschnittlichen Einstellungsprozess einen Zeitrahmen von mindestens sechs Monaten.

2. Suchprofil erstellen

Zunächst sollten Sie herausfinden, wen Sie suchen. Auch das liest sich als Selbstverständlichkeit, wird aber oft vernachlässigt.

Sammeln Sie sorgfältig alle Anforderungen, die der neue Mitarbeiter im Idealfall erfüllen sollte. Proksch: „Fragen Sie sich: Welche Kenntnisse sind für die Organisation wichtig, um die Projekte am Laufen zu halten?“ Fragen Sie sich auch, was der Mitarbeiter ganz konkret tun wird und notieren Sie dies ebenfalls. Dazu gehören also nicht nur fachliche ­Qualifikationen, sondern auch die sozialen Kompetenzen des Mitarbeiters. „Wenn einer handwerklich gut ist, aber immer sein eigenes Ding macht, obwohl er im Team arbeiten sollte, dann kommen Sie mit dem nicht weiter“, so Proksch. Am Ende sollte eine strukturierte Übersicht über das Wunschprofil stehen.

3. Suchprofil nutzen

Was machen Sie nun aus der Sammlung der Anforderungen? Je mehr Punkte diese umfasst, desto mehr Wege sollten Sie gehen, um publik zu machen, dass Sie einen neuen Mitarbeiter suchen.

Der einfachste und kostengünstigste Weg ist sicher, Ihre eigene Homepage mit einem entsprechenden Hinweis zu versehen. Auch wenn die Seite interessant gestaltet ist, muss der Jobsuchende aber erst einmal den Weg ­dahin finden. „Die Wertigkeit dieser Möglichkeit wird von Büroinhabern oft als zu hoch eingeschätzt“, warnt Proksch. Dagegen rät er, ­zunächst das eigene Netzwerk zu durchleuchten: Wer kennt jemanden, der eine Stelle sucht? Wer kann einen Mitarbeiter nicht weiterbeschäftigen? Wer sucht eine neue Herausforderung?

Suchen Sie einen Jobeinsteiger, können Sie Hochschulen besuchen und die für Ihr Büro qualifizierten Absolventen herausfiltern. Dafür bieten sich die meist öffentlichen Präsenta­tionen der Abschlussarbeiten an. „Oder Sie ­gehen einen Schritt vorher auf die Einrichtung zu und bieten ein Diplomarbeitsthema an“, so Proksch. Hierdurch haben Sie die Möglich­keit, mit dem potenziellen Mitarbeiter zusammenzuarbeiten.

Geht es dagegen um einen Mitarbeiter mit viel Erfahrung, der auch Leitungsaufgaben übernehmen wird, sollten Sie über den Einsatz eines Headhunters nachdenken. „Denn die qualifiziertesten und erfahrensten Architekten finden Sie nur selten auf dem freien Markt“, so Proksch.

Sinnvoller, als viele vermuten, kann es auch sein, auf Suchannoncen zu antworten. Proksch: „Denn das zeigt zumindest schon einmal eins: Da ist jemand sehr aktiv.“

Neben diesen Möglichkeiten gibt es den klassischen und oft besten Weg: Schalten Sie eine Anzeige in Fachmagazinen wie dem Deutschen Architektenblatt und in Internetjobbörsen. So erreichen Sie immer noch die größte Anzahl der Jobsuchenden. Bei allen schriftlichen Varianten zählt aber, dass Sie Ihr Angebot richtig beschreiben.

4. Anzeige formulieren

Nutzen Sie Ihre Sammlung an Anforderungen und verfassen Sie daraus Ihre Anzeige. Stellen Sie neben den Projekten, mit denen sich der neue Mitarbeiter beschäftigen wird, auch die Kultur Ihres Unternehmens dar. Proksch: „Oft sehe ich, dass auf langweilige, unpassende Anzeigen die falschen Bewerber ihre Mappen schicken. Ein Büro sollte sich schon als attraktiv präsentieren.“

Dazu gehört zum Beispiel, einen Einblick in Ihre Strategie zu geben, Aufstiegschancen und Fortbildungen zu erwähnen. „Und wenn Sie sich in der Formulierung schwertun, nutzen Sie Anzeigen großer Konzerne (wie in der „Frankfurter Allgemeinen Zeitung“), um Positivbeispiele zu sammeln“, so Proksch.

5. Bewerbungsstapel bewältigen

Sind die Bewerbungsmappen eingetroffen, prüfen Sie zuerst, ob sie vollständig sind. Fehlen entscheidende Angaben oder Seiten, deutet dies auf eine unsaubere Arbeitsweise oder ein gezieltes Verschweigen hin.

Im zweiten Schritt sollten Sie anhand des Bewerbungsschreibens herausfinden, ob es sich um eine Massenbewerbung handelt, bei der nur die Adresse ausgetauscht wurde, oder ob es einen individuellen, auf Ihr Büro zugeschnittenen Text enthält. „Doch natürlich sollten auch in individuell gestalteten Mappen keine Informationen fehlen“, so Proksch.

Alle übrig gebliebenen Bewerbungen sollten Sie jetzt daraufhin kontrollieren, wie weit Ihre Anforderungen an die Qualifikation und Erfahrungen erfüllt werden. Proksch: „Aus diesen erstellen Sie eine Rangfolge. Vielleicht bleiben zehn bis 15 übrig. ­Laden Sie zunächst die ersten fünf zum Vorstellungsgespräch ein.“

6. Gespräch führen

Nutzen Sie das Treffen, um die Persönlichkeit des Bewerbers kennenzulernen und die wichtigsten Fakten sowie Kenntnisse noch einmal abzuklären. Das Gespräch sollte einer von Ihnen vorgegebenen Struktur folgen, die aber nicht zu streng wie in Form eines abzuarbeitenden Fragebogens ablaufen muss. „Sie sollten qualifiziert fragen. ­Also überlegen Sie sich genau, was Sie von jedem Bewerber wissen wollen, und nehmen Sie diese Stichpunkte mit ins Gespräch.“ Die entscheidenden Fragen sollten Sie auch wirklich allen Bewerbern stellen, um die Antworten vergleichen zu können.

Wichtig ist auch hier, einen weiteren und diesmal selbstkritischen Einblick in Ihr Büro zu geben. „Präsentieren Sie sich nicht nur von der Schokoladenseite. Erklären Sie ganz realistisch, welche auch eher unattraktiven Aufgaben auf den neuen Mitarbeiter zukommen. Der Bewerber, der sich dann immer noch mit Ihrem Büro identifizieren kann, hat sich meistens für die Stelle qualifiziert.“

7. Entscheidung treffen

Neben dem Faktenvergleich sollte immer auch Ihr Gefühl stehen. Wenn die Qualifikation überzeugt und trotzdem Unsicherheit bleibt, sollten Sie eine weitere Person zu Rate ziehen und eventuell ein zweites Gespräch vereinbaren. Hinterlässt der Bewerber auch dabei ein unsicheres Gefühl, stellen Sie ihn nicht ein.

Natürlich dient auch die Probezeit dazu, um die eigene Wahl möglichst bestätigt zu bekommen. Proksch: „Diese Phase sollte nicht von Misstrauen, sondern von wirklichem Kennenlernen geprägt sein. Am Ende muss es, wenn ­nötig, möglich sein, sich von dem Mitarbeiter zu trennen – aber es muss auch für ihn leicht sein zu sagen, dass es nicht die richtige Stelle ist.“ Machen Sie dies deutlich und entwickeln Sie dazu eine faire Lösung. Und geben Sie dem Mitarbeiter dabei nicht das Gefühl, er müsse dann ein schlechtes Zeugnis befürchten.