Von Marian Behaneck
Virtuelle Projekträume, auch Projektkommunikations- und Management-Systeme – kurz PKMS genannt – vereinfachen die Zusammenarbeit an Bauprojekten (Mehr Infos zu PKMS am Textende). Die webbasierte Ablage, Verwaltung und Verteilung aller projektrelevanten Informationen und Dokumente erübrigt den Versand von Plänen und E-Mails. Als zentraler Datenpool dient ein externer Server. Darüber können alle Teilnehmer die aktuelle Planung ihrer Projektpartner einsehen und nutzen. Dazu erhalten sie über individuelle Zugriffsrechte die Möglichkeit, jederzeit und von jeder Hardware aus auf zuvor bestimmte Bereiche zuzugreifen.
Über neue Inhalte werden die Teilnehmer per E-Mail, SMS, Fax oder Messenger-Dienste informiert. Parallel werden sämtliche Aktivitäten automatisch dokumentiert und auch die komplette Projektkommunikation wird über einen zentralen Verteiler abgewickelt, was Kooperationsabläufe transparent und nachvollziehbar macht. Der Zugang aller Projektteilnehmer erfolgt passwortgeschützt über sichere Übertragungsprotokolle und einen gängigen Web-Browser. In der Regel muss weder eine Software installiert werden, noch muss die Hardware besondere Anforderungen erfüllen. Lediglich ein stabiler, ausreichend schneller stationärer oder mobiler Internetzugang wird vorausgesetzt.
Worauf sollte man achten?
Projekträume kommen vor allem bei großen, international ausgeschriebenen Bauvorhaben zum Einsatz. Häufig wird ein bestimmtes System vom Bauherrn, Investor oder Generalplaner vorgegeben. Die Auswahl ist beachtlich. Zu den rund 30 auf die Baubranche spezialisierten Projekträumen (siehe Zusatzinfos am Textende) kommen zahlreiche weitere, branchenneutrale Projektmanager, wie Microsoft Project oder Basecamp, sowie Online-Datenspeicherdienste, wie Google Drive oder Dropbox, hinzu.
Je nachdem, ob neben der Projektplanung und Bauausführung auch die spätere Gebäudebewirtschaftung unterstützt wird, unterscheidet sich der Funktionsumfang. Wichtig ist das Planmanagement: Pläne sollten über mehrere, individuell definierbare Attribute beschrieben (Planinhalt, Status, Maßstab, Erstellungs-/Prüfdaten etc.), individuell über eine zuvor definierte Plancodierung bezeichnet und mit mehreren Dateien verknüpft werden können (CAD-, DWG-, DWF-, PDF-Datei, Massen-/Mengen-/Stücklisten, Visualisierungen etc.). Eine automatische Verwaltung sollte für die geordnete Ablage älterer Pläne oder Dokumente sorgen und die Versionshistorie nachvollziehbar machen. Funktionen zur automatischen Anzeige geänderter Planbereiche vereinfachen den Vergleich von Planständen.
Über eine zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung sollte man neue Benutzer und Benutzergruppen anlegen, Zugriffsrechte für Einzelne oder Gruppen vergeben und übersichtlich anzeigen können. Wichtig sind auch Workflow-Funktionen, mit denen der automatisierte Ablauf zuvor definierter Vorgänge, die Zuweisung von Aufgaben, die Kontrolle von Terminen etc. definiert und verwaltet werden. Über individuelle Einstellungen sollten mit Administratorenrechten ausgestattete Nutzer die PKMS an Projekte oder Abläufe anpassen können. Eine Mehrsprachfähigkeit ist Voraussetzung für den Einsatz im Rahmen internationaler Projekte.
Die während des Projektverlaufs gesammelten Dokumente und Informationen sind in der Nutzungsphase eine wertvolle Datenbasis für Gebäudeverwalter, Eigentümer oder Makler. Deshalb sollte früh geklärt werden, was nach Projektabschluss mit den PKMS-Daten passiert, wer sie erhält, aufbereitet und verfügbar macht.
Neue Funktionen und Trends
Ähnlich wie BIM-Server oder BIM-Clouds – das sind speziell auf die BIM-Planungsmethode zugeschnittene Projekträume – offerieren auch PKMS-Systeme zunehmend BIM-Funktionen. Standard sind inzwischen BIM-Viewer und Modellchecker. Damit können BIM-Modelle interaktiv und über Apps auch mobil aus beliebigen Perspektiven betrachtet sowie Grundrisse, Ansichten, Schnitte oder Bauteileigenschaften angezeigt werden. Mit BIM-Checkern lassen sich BIM-Fachmodelle zusammenführen, um sie zu analysieren, zu prüfen, zu kommentieren und samt korrespondierendem Screenshot an Projektbeteiligte als digitale Nachricht inklusive Arbeitsanweisungen und Prioritäten weiterzuleiten.
Auch KI-Technologien (künstliche Intelligenz) kommen inzwischen zum Einsatz. So werden beispielsweise hochgeladene Dateien automatisch inhaltlich erkannt und korrekt zugeordnet. Das System ist lernfähig und beispielsweise in der Lage, Regeln zu erkennen, nach denen Nutzer ihre Dateien ablegen, um diese autark anzuwenden. Auch an einer KI-gestützten Erkennung von Unstimmigkeiten und Fehlern in Bauplänen oder Dokumenten wird inzwischen gearbeitet.
Sicherheit im Blick
Achten sollte man auch auf den Datenschutz, die Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit des Projektraums sowie die Sicherheit sensibler Personen- und Projektdaten. Sobald personenbezogene Daten über einen Projektraum verarbeitet werden, müssen Nutzer gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mit dem Anbieter eine Vereinbarung über eine Auftragsdatenverarbeitung abschließen. Auch wenn Anbieter Daten nur über sichere Verbindungen verschlüsselt transferieren, nur über sichere Authentifizierungsverfahren legitimierte Teilnehmer Zugang zu Projektdaten erhalten und die Daten auf deutschen oder europäischen Servern mit strengeren Datensicherheits-Standards abgelegt sind, kann kein System eine absolute Sicherheit bieten.
Auch auf die von PKMS-Anbietern versprochene 99-prozentige Verfügbarkeit der Daten, die unter anderem über redundante Serversysteme gewährleistet wird, sollte man sich nicht verlassen. Außerdem können Zugriffsprobleme auch durch eine Störung beim eigenen Internet-Provider auftreten. Notfallpläne, wie andere Kommunikationswege sowie alternative PKMS-Anbieter oder Internet-Zugänge, sind deshalb sinnvoll.
Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz)
Wie funktionieren PKMS?
Während sich der Funktionsumfang, je nach Konzept und Zielgruppe, teilweise deutlich unterscheidet, sind die grundlegenden Funktionsabläufe Virtueller Projekträume identisch: Nachdem sich der Projektteilnehmer in das System mit Benutzername und Passwort eingeloggt hat, kann er ein bestimmtes Projekt, ein Gebäude, einen Bauabschnitt, ein Geschoss etc. auswählen, aktuelle Projektinformationen über Projektstände, Termine etc. eingesehen sowie Dokumente einstellen oder abrufen. Einzelne Dokumente sind per Suchfunktion über bestimmte Abfragekriterien (Bezeichnung, Nummer, Erstellungs- oder Änderungsdatum, Autor, Inhalt, Format etc.) recherchierbar. Vor dem Herunterladen lassen sich die Dokumentinhalte über einen Viewer vorab anzeigen. Per Redlining-Funktion können Dokumente oder Pläne mit Kommentaren, Korrekturen, Änderungswünschen oder Prüfvermerken versehen werden, gleiche oder ähnliche Pläne auf Unterschiede untersucht werden. Neben der Dokumentablage und Kommunikation bieten PKMS teilweise auch Projektmanagement- und Controlling-, Baudokumentations- und Mängelmanagement-Werkzeuge oder Webconferencing- und Desktopsharing-Funktionen. Mit letzteren kann man Besprechungen standortunabhängig führen und dabei gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Zuständig für die Bereitstellung, Wartung, Verfügbarkeit, Datensicherheit, Datensicherung und -archivierung der Online-Dienste ist der PKMS-Betreiber. Dieser rechnet seine Leistungen monatlich ab, und zwar nach dem belegten Speicherplatz und/oder der Teilnehmeranzahl, pauschal oder anteilig an der Höhe der Bausumme. Die meisten Betreiber bieten für einen begrenzten Zeitraum (z.B. 30 Tage), eine maximale Datenmenge (z.B. 25 MByte) oder eine maximale Teilnehmerzahl (z.B. 2 Teilnehmer) eine kostenlose Testnutzung an. Wichtig ist, dass der Nutzungsvertrag monatlich kündbar und der Leistungsumfang (Speicherplatz, Teilnehmerzahl etc.) je nach aktuellem Bedarf ausgebaut oder reduziert werden kann.
Eine Anbieterübersicht, Links und Literaturtipps finden Sie hier
