Organisieren von überall her

038_software — Mobiler Überblick: Büro, Projekte oder Dokumente lassen sich mit Web-Lösungen von jedem Standort aus rasch und reibungslos managen.

Text: Marian Behaneck

Die Hard- und Software-Ausstattung entscheidet immer stärker darüber, wie erfolgreich ein Planungsbüro wirtschaftlich ist. Für das Management von Büro und Projekten offeriert die Bausoftware-Branche inzwischen zahlreiche Software-Werkzeuge: Büro- und Projektmanagement-Software, digitale Bauzeitenplaner, AVA-Programme, internetbasierte Projektmanagement-Lösungen, auch „virtuelle Projekträume“ genannt, sowie Software für die Mängelerfassung und -verfolgung oder die Baustellendokumentation.

Da die Programme immer umfangreicher werden, gibt es viele Funktionsüberschneidungen. Deshalb sollte man vorher genau überlegen, was man wofür einsetzt, wie man sich Mehrfacheingaben erspart und wie der Datenfluss optimal läuft. Neben der Mehrfachverwertung von Daten und der Vermeidung von Datenredundanzen werden auch die medienbruchfreie mobile Datenerfassung, der Abgleich mit der Bürosoftware respektive der Mobilzugriff auf Projektdaten immer wichtiger. Buildup, die modulare AVA-, Kostenmanagement-, Honorarabrechnungs- und Büroorganisationslösung von Bauer-Software (www.bauer-software.de), ist ein Beispiel. Stammdaten oder Projektinformationen werden nur einmal eingegeben und über das Projekt-Cockpit können aktuelle Detailinformationen aus allen Bereichen abgefragt und grafisch dargestellt werden.

Aussagekräftig sind betriebswirtschaftliche Zahlen aber nur, wenn Mitarbeiterstunden zeitnah erfasst werden. Das können Mitarbeiter unterwegs über Smartphones oder Tablets tun und mit der Bürosoftware synchronisieren. Im Projektverlauf werden Honorar, Budget, interner und externer Aufwand sowie gestellte Rechnungen gegenübergestellt, sodass Budgetüberschreitungen rechtzeitig erkannt werden.

Mängel erfassen, Ressourcen planen

Baustellendaten werden heute mit Smartphones, Tablets und Apps erfasst. Pro-Report von Gripsware (www.gripsware.de) unterstützt die digitale Dokumentation vor Ort. Das spart Zeit, minimiert Fehler und reduziert Haftungsrisiken. Dazu werden zuvor alle an der Planung beteiligten Unternehmen mit ihren Funktionen erfasst sowie Pläne, LVs, Verträge oder Checklisten auf das Smartphone geladen. Vor Ort erfasste Daten, wie Leistungsstände, Mängel, Fotos, Notizen oder Sprachnotizen, werden sofort den richtigen Räumen, Gewerken oder Vorgängen zugeordnet. Alle vor Ort erzeugten Protokolle, wie Wetter, Anwesende, Leistungsstände, Mängel, Fristen, Checkpunkte, werden später per WAN/ WLAN mit den Bürodaten synchronisiert.

Software für die Bauzeitenplanung, wie etwa der Projekt-Manager 2017 vom Vordruckverlag Weise (www.vordruckverlag.de), hilft dabei, Projektabläufe effizienter zu gestalten, Kosten zu sparen und die Terminsicherheit zu steigern. Projektabläufe und Abhängigkeiten lassen sich ebenso frühzeitig aufzeigen wie Schwachstellen und Engpässe. Die Auswirkungen terminlicher Änderungen, Budgetüberschreitungen, Probleme beim Personaleinsatz oder kritische Terminverschiebungen sind sofort im Ablaufplan sichtbar. Darüber hinaus verfügt der Projekt-Manager über Kostendiagramme zur Kontrolle des Finanzbedarfs einzelner Vorgänge und des Gesamtprojektes.

Ressourcen mobil planen kann man mit der neuen Version der Controlling- und Managementlösung Projekt Pro vom gleichnamigen Hersteller (www.projektpro.com). Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der übersichtlichen und intuitiven Planung des Personaleinsatzes und der Liquidität. Mit der neuen Mobillösung PRO simulation können Planer alle relevanten Daten zu Aufträgen, Teilleistungen, Budgets, Kapazitäten und mehr aus der zentralen Datenbank übernehmen und auf einem Tablet oder Notebook Projektabläufe terminieren oder Personaleinsätze planen. Auf einer grafischen Oberfläche lassen sich Mitarbeiter durch einfaches Drag-andDrop Projekten entsprechend ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeiten zuordnen. Ihre Auslastung ist in Echtzeit auf einen Blick ablesbar.

Büro- und Projektdaten in der Wolke

Rasche Erfassung: Per Smartphone lassen sich Zeiten oder Reisekosten erfassen. Die Abrechnung ist eher im Büro als der Reisende.

Zeit-, orts- und plattformunabhängige Zugriffsmöglichkeiten auf Büro- und Projektdaten sind für das mobile Büro- und Projektmanagement ideale Voraussetzungen. Deshalb werden immer häufiger Cloudlösungen offeriert. Ein neuer Vertreter dieser Software-Gattung ist Newforma vom gleichnamigen Hersteller (www.newforma.de). Das ist ein Projektinformationsmanagement, das Kommunikations- und Informationsabläufe vereinfacht – von E-Mails und Dateiübertragungen bis hin zu Qualitätskontrollen am Einsatzort. Über die Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems hinaus bietet die Kombination aus server- und webbasierter Software sowie mobilen Apps zahlreiche Kommunikations- und Koordinationswerkzeuge, die ein effizienteres Arbeiten ermöglichen und die Teamarbeit unterstützen. Newforma stellt sicher, dass Teammitglieder stets mit aktuellen Dokumentversionen arbeiten, Projektpartner oder externe Mitarbeiter einen passwortgeschützten Zugriff auf Informationen erhalten und Engpässe und Probleme frühzeitig erkannt werden können.

Auch Abacus allprojects, die webbasierte Büromanagementlösung von Abacus Business Solutions (www.allprojects.de), ermöglicht einen flexiblen, standortunabhängigen Zugriff auf das System. Mit dieser Lösung lassen sich betriebliche Prozesse von jedem Ort aus steuern. Mehrfacheingaben und Synchronisationen werden so vermieden. Damit auch unterwegs wichtige Daten direkt und einfach erfasst werden können, ergänzt die Smartphone-App AbaClik für iOS oder Android das Firmensystem. Sie bietet zum Beispiel die Zeit- und Reisekostenerfassung mobil an.
Das browserbasierte Dokumentenmanagement-System (DMS) wiko von Wiko Bausoftware (www.wiko.de) ermöglicht Planern einen plattform- und ortsunabhängigen Dokumentenzugriff. Mit dem DMS-System lassen sich Planunterlagen, E-Mails, Fotos, Berichte, Serienbriefe oder Protokolle erstellen, ablegen und verwalten. Eingescannte Dokumente können ebenso integriert, verwaltet und dokumentiert werden wie die komplette E-Mail-Kommunikation. Auch mit dem in Kobold Control von Kobold Management Systeme (www.kbld.de) integrierten DMS-System lassen sich Prozesse im Büro optimieren. E-Mails, Rechnungen, Protokolle, der Schriftverkehr oder Pläne können in dem Controllingprogramm verwaltet, Inhalte per Schlagwortsuche schnell gefunden werden. Die in Kobold Control integrierte Adressverwaltung vereinfacht Routinearbeiten wie die Adresseingabe. Anschriften für Debitoren, Kreditoren, Projektbeteiligte, Lieferanten etc. mit beliebig vielen Ansprechpartnern übernimmt die Adressdatenbank des Programms im CSV-Format und ist dadurch plattformunabhängig.

Kein Management ohne BIM

Auch digitale Büro- und Projektmanager bleiben von der BIM-Planungsmethode nicht unbeeinflusst (mehr zum Thema hier). So nutzt etwa die aktuelle Version 13 der Projektmanagement-Software Asta Powerproject von Asta Development (www.astadev.de) BIM-Daten für eine erste, grobe Bauzeitenplanung. Das Programm kann BIM-Daten im neuen IFC4-Standardformat (Industry Foundation Classes) lesen und bietet damit eine integrierte 3-D-CAD-Schnittstelle auf Basis des neuen BIM-Austauschstandards. Bereits beim Einlesen der IFC4-Daten wird ein Bauzeitenplan-Grundgerüst generiert. Die Zuordnung von Bauelementen und Attributen zu Vorgängen im Balkenplan kann sowohl automatisiert als auch manuell erfolgen. Aus BIM-Kostenattributen ergibt sich in der Ressourcenplanung die jeweilige Vorgangsdauer. Neu ist die Verknüpfung von BIM und Terminplanung auch für Anwender der Kostenmanagement-Lösung BIM4You von BIB (www.bib-gmbh.de). Damit lässt sich ein Gebäudemodell schnell kalkulieren und managen.

Stimmige Termine: Ein Grundgerüst für die Bauzeitenplanung lässt sich aus den BIM-Modelldaten automatisiert erstellen.

Unterschiedlich weit ist die Unterstützung der BIM-Planungsmethode bei den virtuellen Projekträumen. Anwendern von Poolarserver vom gleichnamigen Anbieter (www.poolarserver.com) steht in den Projekträumen zur Vorschau von IFC-Dateien ab sofort eine 3-D-Voransicht zur Verfügung. Conject (www.conject.com) stellt mit conjectPM BIM ein komplettes neues Modul zur Verfügung. Die auf dem IFC-Datenstandard basierende Online-Plattform erlaubt Projektbeteiligten, Modelle einzusehen, zu bearbeiten und sich an Prozessen zu beteiligen, auch wenn sie unterschiedliche Programme einsetzen. Die Start-Version enthält Funktionen für die BIM-Projektkoordination. Außerdem lassen sich damit das BIM-Gesamtmodell sowie die Teilmodelle entlang des Phasenfortschritts mit allen Beziehungen zueinander verwalten.

Auch die Controlling- und Managementsoftware untermStrich X von untermStrich (www.untermstrich.com) nutzt BIM-Daten. So erhalten Anwender über die BIMdock-Schnittstelle einen Lese- und Schreibzugriff auf alle für das Büromanagement relevanten BIM-Projektinformationen, wie etwa die Terminplanung. Neben Instrumenten zur wirtschaftlichen Steuerung von Projekten und des Büros werden auch modulare Lösungen zur Optimierung der Büroorganisation offeriert. Das browserbasierte untermStrich X.1 läuft im stationären wie mobilen Einsatz auf verschiedenen Betriebssystem- und Geräteplattformen, wie etwa Smartphones. Mit dokspace hat das Unternehmen zudem eine webbasierte Projektplattform für das Plan- und Datenmanagement komplexer Bauprojekte integriert, über die Pläne, Dokumente, Bilder und Informationen aller Art plattformunabhängig bereitgestellt und ausgetauscht werden.

Optimale Abläufe: Werden alle relevanten Projektdaten vom Büro-PC übernommen, lassen sich Projektabläufe mobil auf einem Tablet oder Notebook terminieren oder Personaleinsätze planen.

Mieten oder kaufen?

Während internetbasierende Projekträume technisch bedingt Mietlösungen sind und es schon immer waren, hat man bei BMSP-und anderer Management-Software die Wahl. Anbieter konventioneller Kaufprogramme setzen darauf, dass der Großteil der Anwender häufig genutzte Software lieber „besitzen“ und vor allem Herr über seine Daten bleiben will. Doch das könnte auch eine Generationenfrage sein. Jüngere Anwender sind mit Cloud-Diensten aufgewachsen und haben sich an die Vorteile gewöhnt: Software-Installation oder -wartung sind unnötig: Hardwareplattformen, Betriebssysteme oder Browser spielen keine Rolle mehr. Außerdem machen webbasierende Lösungen den Abgleich von Baustellen- und Bürodaten überflüssig und vereinfachen die kooperative Projektplanung. Solange Weblösungen zumindest in ihren Grundfunktionen auch offline funktionieren und mobile Hochgeschwindigkeits-Netze in guter Qualität zur Verfügung stehen, spricht kaum etwas gegen sie. Hemmnisse dürften aber für viele der Datenschutz und die Datensicherheit sein. Eigene Daten speichert keiner gerne außer Haus, insbesondere sensible Bürodaten nicht.

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).

Projektmanagement-Software – Zusatzinfos

Weitere Infos im Web*
www.aec-office.de BMSP-Checklisten und Marktübersicht, Stand: 073/20165
www.bayika.de/de/pkms PKMS-Infos und -Marktübersicht
www.dvpev.de Dt. Verband Projektmanager Bau- u. Immobilienwirtschaft
www.gpm-ipma.de Gesellschaft für Projektmanagement
www.pep-7.de PeP-7-Praxisinitiative und Kennzahlen
www.pm-software.info Marktübersicht Projektmanagement-Software
www.pmaktuell.org Pojektmanagement-Fachmagazin
www.projektmagazin.de Projektmanagement-Magazin

Literaturhinweise/ Quellen*
Goldammer, D.: Betriebswirtschaft für Architekten und Bauingenieure: Erfolgreiche Unternehmensführung im Planungsbüro, Springer Verlag, Heidelberg 2012

Kochendörfer, B./ Liebchen, J.H./ Viering, M.G.: Bau-Projektmanagement, Grundlagen und Vorgehensweisen, Vieweg+Teubner, Wiesbaden 2010, Vorschau: http://books.google.de

Kunick, D.: Büromanagement-Software für Planer am Bau: Der Anbieter-Check 2015, aus: Planungsbüro professionell, PBP Planungsbüro professionell, Sonderheft 2015, IWW-Institut, Würzburg, Download: www.ib-kunick.de/uploads/73_Der_grosse_Buerosoftware-Check_2015.pdf

Mersch, H.: Projekträume im Internet, Teil 1 und 2, aus: Deutsches Architektenblatt 2/06 und 3/06, corps. Corporate Publishing Services, Düsseldorf, 2007, Download: www.netzwerkplan.com/fileadmin/user_upload/download/projektraeume-i-und-ii.pdf

Mersch, H.: Projektkommunikation 2.0: Internet basierte Projekträume, aus: 9. BBU-Neubautagung 08/2015, Verband Berlin-Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e. V., Eigenverlag, Berlin 2015

Sturm, E.: Virtuelle Projekträume im Internet / Projektplattformen im Bauwesen, aus: Deutsches Architektenblatt 12/07, corps. Corporate Publishing Services, Düsseldorf, 2007, siehe auch: http://internet-fuer-architekten.de/virtuelle-projektraeume-im-internet

BMSP-Lösungen und Anbieter*
Abacus allprojects (www.abacus-solutions.de), ABK7 (www.abk.at), ACC / PMC (www.tedako.de), Acclaro (www.acclaro.de), archfile (www.rsp-bauphysik.ch), ASBwin (www.heitker.de), Asta Enterprise (www.astadev.de), BauProCheck (www.bauprocheck.de), bitPRO (www.baltic-it.de), Biz-balance (www.first-cloud.de), BPS i-plus (www.bps-software.de), Büro[+] (www.ocm-software.de), BUILDUP (www.bauer-software.de), Cycot OM (www.cycot.de), DocuWork (www.dokuwork.de), GRIFF (www.technosoft-deutschland.de), IsyControl (www.isycontrol.de), Kobold-Control (www.kbld.de), konvoi (www.konvoi.cc/de), OfficeWare (www.officeware.de), okapi4all (www.sds-bausoftware.com), PMCA (www.pmca.de), Pre² (www.pre2.de) PRObasis (www.derop.de) ProjektPro (www.projektpro.com), RP-PRO (www.loreg.de), SDR-Optimus (www.sdr.at), SJ Office (www.sj-software.de), SMART (www.software-fs.de), Sta*Ware InfoCenter (www.staware.com), SV ProKalk (www.salveter.de), untermStrich (www.untermstrich.com), Visuplus (www.visuplus.com), VvW Control, VvW Projekt-Manager etc. (www.vordruckverlag.de), Wiko (www.wiko.de), Workflow Manager (www.kla-solutions.de), ZT-Office (www.mursoft.at)