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[ Software ]

Mängel-Management mit System

Wer statt Bleistift und Papier ein Smartphone oder Tablet mit Baumängel-Management-Software einsetzt, kann den Zeit- und Organisationsaufwand erheblich reduzieren

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Effizienter: Der Aufwand für die Erfassung und Verwaltung von Baumängeln lässt sich durch den ­Einsatz mobiler Soft- und Hardware optimieren.

Text: Marian Behaneck

Die herkömmliche Erfassung und Verwaltung von Ausführungs- und Gewährleistungsmängeln ist zeit- und arbeitsaufwendig: Mängel werden auf der Baustelle schriftlich notiert, anhand von Fotos dokumentiert und diese werden dann Mängelberichten zugeordnet. Mängelrügen werden mit Office-Programmen geschrieben, Fristen werden gesetzt und per Post verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und auf Wiedervorlage gelegt, um sie fristgerecht bearbeiten zu können. Dieser Ablauf birgt allerdings Fehlerquellen, denn die auf der Baustelle erstellten Papier- oder Sprachaufzeichnungen werden unter Umständen erst Tage später im Büro digital erfasst.

Mit mobiler Baumängel-ManagementSoftware lassen sich diese Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Werden Smartphones oder Tablet-PCs mit entsprechender Software ausgerüstet, kann der Mangel direkt vor Ort in Wort und Bild digital erfasst und die Daten können den Projekten, Gewerken und Vorgängen sofort zugeordnet werden. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen (Mangel, Projekt, Ort, Gewerk, Auftrag, Auftragnehmer, Subunternehmer, Beseitigungstermin, Priorität), Vorlagen und Textbausteinen beschleunigen zudem die Erfassung. Vorgegebene Abfolgen und Automatismen sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Die Software unterstützt auch beim Erstellen rechtssicherer Schreiben oder bei der Fristenverfolgung. Häufig wiederkehrende Mängel lassen sich über integrierte und individuell erweiterbare Textbausteine schneller beschreiben. Die Übernahme digitaler Projekt-, Adress- und Personendaten vereinfacht ebenso die Schreibarbeit wie eine automatische Vervollständigungsfunktion. Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Ist eine Bildbearbeitung integriert, können Fotos durch Hinweispfeile und Bildkommentare oder Bildkorrekturen ergänzt werden, ohne dass das Original verändert wird. Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können die Fotos auch geografisch verortet werden.

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Fotos einbinden: Werden aufgetretene Mängel konsequent bebildert und zudem im Plan eingetragen und verwaltet, ist auch ein visuelles Baumängel-Controlling möglich.

Auswertung: Wer macht die meisten Fehler?

Aus den erfassten Mängeldaten können mithilfe anpassbarer Musterschreiben sofort individuelle Mängelprotokolle, Mängelrügen oder Mahnungen generiert werden. Diese lassen sich in gängige Textverarbeitungsprogramme, wie Microsoft Word, einlesen und per E-Mail versenden. Fristen oder Nachfristen werden zur Terminüberwachung an den Terminkalender übergeben, zum Beispiel an Microsoft Outlook.Die dazugehörenden Adressen werden der Liste der am Projekt Beteiligten entnommen. Bereits beim Programmstart erinnert eine Wiedervorlage-Funktion an Fristen oder Termine und wacht darüber, dass nichts vergessen wird.

Digitale Baumängel-Manager lassen sich auch als Verwaltungs- und Auskunftssysteme einsetzen: Aus den Bauvorhaben beziehungsweise den Gewerken zugeordneten Mängelbeschreibungen entsteht quasi nebenbei eine Informationsdatenbank, die während des gesamten Bauprozesses wichtige Fragen beantworten kann: Welche Mängel hat welcher Auftragnehmer noch zu beseitigen? An welchen Stellen im Gebäude sind dieselben Mängel lokalisiert worden? Welche Bauabschnitte haben noch Mängel, welche sind mängelfrei? Welche Einheiten können wann übergeben werden? Such- und Filterfunktionen liefern schnelle Antworten auf alle Fragen, die sich im Zusammenhang mit einer termingerechten Baufertigstellung ergeben. Anhand eines Verzeichnisbaums kann teilweise die räumliche Mängelstruktur (Gebäude, Gebäudeabschnitt, Stockwerk, Raum) abgebildet werden. Werden aufgetretene Mängel konsequent im Plan eingetragen und verwaltet, ist bei einigen Programmen zusätzlich ein visuelles Baumängel-Controlling möglich. So behält der Planer auch bei größeren Bauvorhaben den Überblick. Auch nach der Schlüsselübergabe sind die Daten wertvoll: Sie können für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation, zur Ermittlung sich wiederholender Schadensbilder oder für Statistiken genutzt werden: Welche Gewerke oder Firmen generieren die wenigsten/meisten Mängel? Welche Bauteile sind besonders fehleranfällig? Wie lange dauert die Mängelbehebung im Schnitt? Allein aufgrund dieser Auswertungsmöglichkeiten ist die Software ein wertvolles Kontrollwerkzeug.

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Präzise verortet: Verschiedenfarbige „Pinnnadeln“ symbolisieren Baumängel mit unterschiedlichem Bearbeitungsstand, die mit Detailinformationen hinterlegt sind.

Welche Lösungen gibt es?

Viele digitale Baumängel-Manager sind in übergreifende Software-Lösungen eingebunden –
vor allem in Bautagebuch-Programme. Einige Projektmanagement-Programme verfügen ebenfalls über Mängelmanagement-Funktionen, ebenso wie virtuelle Projekträume oder AVA-Programme. DAB-Artikel zu diesen Themen stehen unter DABonline.de > Inhalte > Büro + Recht > Software. Zu den Vorteilen dieser integrierten Lösungen gehört – neben der einheitlichen Bedienung –, dass man Projektdaten, wie beteiligte Firmen und Personen, Leistungen, Termine usw. nicht mehrfach eingeben muss. Mittlerweile werden aber auch zahlreiche Programme für das Baumängel-Management und die multimediale Baustellen-Dokumentation offeriert (zum Beispiel DefectRadar oder OLMeRO Mängelmanagement, siehe auch Online-Anbieterübersicht). Darauf spezialisierte Lösungen verfügen meist über sehr umfangreiche und bis ins Detail gehende Mängelmanagement-Funktionen. So werden etwa Mängel, Nachrichten, Anhänge und Rückmeldungen der Unternehmer automatisch über die Historienfunktion abgebildet und lückenlos dokumentiert. Gewährleistungs- oder Mängelbeseitigungsfristen lassen sich übersichtlich verwalten und nach Ablauf der Garantiefrist werden alle Mängel inklusive Behebungshistorie auf einem Datenträger archiviert. Auch für iOS oder Android-Smartphones gibt es inzwischen ergänzende oder autarke App-Anwendungen (zum Beispiel Plaans oder pro-def). Entwicklungspotenziale gibt es bei den meisten Programmen noch in Bezug auf das kabellose Auslesen von Messdaten, wie etwa eines Laser-Distanzmessgerätes, einer Thermografiekamera oder eines Feuchtefühlers. Nur wenige Programme sind derzeit in der Lage, Messdaten per Bluetooth-Funkstandard zu importieren.

Neue Impulse durch mobile Technik

Anbieter von Mängelmanagement-Programmen haben die Vorteile der intuitiv bedienbaren Smartphones und Tablet-PCs längst erkannt: Viele Programme lassen sich per Fingergesten bedienen, Mängel per integrierter Fotofunktion dokumentieren und über die eingeblendete Bildschirm-Tastatur oder per digitaler Sprachaufzeichnung beschreiben. Die teilweise ebenfalls verwendeten Note- oder Netbooks sind zwar nicht so multifunktional, dafür haben sie eine echte Tastatur und leisten temporär auch als Arbeitsplatz gute Dienste. Egal welche Eingabehardware bevorzugt wird – sie sollte baustellentauglich sein und über eine robuste Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gerätehülle) verfügen, um Staub und Nässe abzuwehren. Um Mängelprotokolle von der Baustelle aus versenden zu können, ist eine mobile Internet-Verbindung notwendig. Damit kann man gegebenenfalls auch auf fehlende Büro- und Projektdaten zugreifen oder mobil erfasste Daten sofort mit den Bürodaten abgleichen. Die Zukunft allerdings gehört wohl auch bei dieser Software-Kategorie den cloudbasierten Lösungen, wie zum Beispiel DefectRadar oder OLMeRO Mängelmanagement. Damit können auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte haben dadurch die Möglichkeit, Mängel- oder Bautagebuchinhalte jederzeit online einzusehen, eigene Informationen beizusteuern und sich zeitnah über den aktuellen Stand der Mängelbehebung zu informieren.

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Schnell erfasst: ­Eingabemasken ­beschleunigen mit strukturierten Ab­fragen die Erfassung.

Worauf sollte man achten?

Die reine Mängelerfassung sollte für die Auswahl der Software nicht ausschlaggebend sein. Entscheidend sind vielmehr die Funktionen und Automatismen für die Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung, denn hier steckt der eigentliche Arbeits- und Organisationsaufwand. Wichtig sind ferner eine intuitive Bedienung und praxisgerechte Zusatzfunktionen. Dazu gehört etwa die Möglichkeit einer projektübergreifenden Mängelauswertung, um beispielsweise offene Mängel aus ­verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu ­können. Auch eine Einbindung in die bestehende Bürosoftware-Umgebung, funktionierende Schnittstellen für eine Daten­übernahme und -übergabe oder ein Datenabgleich sind wichtig. Bei mobilen App- respektive Online-Lösungen sollte man darauf achten, dass die Software auch ­offline funktioniert, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf der Baustelle nicht immer gewährleistet ist – etwa, wenn man gerade im Untergeschoss Mängel erfasst.

Weitere Infos zum Thema, Linkhinweise und Web-Adressen von Anbietern finden Sie HIER

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).

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