Text: Marian Behaneck
Virtuelle Projekträume, auch Projektkommunikations- und Management-Systeme (PKMS) oder Internet-basierende Projektmanagement-Systeme (IBPM) genannt, dienen der Zusammenarbeit in geschlossenen Benutzergruppen. Sie stellen Dokumente für zugriffsberechtigte Projektbeteiligte zeit-, orts- und plattformunabhängig online bereit und enthalten Informationen über Dokumentinhalte, -versionen, Benutzer, Zugriffsrechte oder Abläufe. Projekträume ermöglichen einen stetigen Informations- und Datenaustausch über den gesamten Projektverlauf. Diese Informationen unterstützen darüber hinaus die spätere Gebäudebewirtschaftung.
Was bieten Virtuelle Projekträume?
Zu den zentralen Funktionen zählen die Ablage und Verwaltung sowie die Verteilung aller projektrelevanten Informationen und Dokumente. Die E-;ail-Postfächer der Projektbeteiligten werden nicht durch voluminöse Pläne belastet und in der E-Mail-Flut wird kein Plan übersehen oder versehentlich in einer überholten Version heruntergeladen. Ein externer Server dient als Datenpool für Pläne, Dokumente und sonstige Projektinformationen. Über diesen Datenpool können alle Teilnehmer entsprechend ihren Zugriffsrechten die Planung der anderen einsehen. Will etwa der Haustechniker wissen, wie viel Platz aktuell zwischen Unterzug und abgehängter Decke für die Leitungsführung vorhanden ist, greift er einfach auf den zuletzt vom Tragwerkplaner eingestellten Plan zu und muss ihn nicht erst umständlich in der aktuellen Fassung anfordern. Gepflegt wird der Server vom PKMS-Dienstleister, der auch für die ständige Verfügbarkeit, Datensicherheit, Datensicherung und -archivierung sorgt.
Über neue Inhalte werden alle Teilnehmer per SMS, E-Mail oder Fax informiert, bei besonders wichtigen Informationen wie einer Bedenkenanmeldung, einer Mängelanzeige oder einem Baustopp, parallel auch über mehrere Kanäle. Per Redlining-Funktion können Dokumente oder Pläne mit Kommentaren, Korrekturen, Änderungswünschen oder Prüfvermerken versehen werden, ohne den Inhalt zu verändern. Sämtliche Aktivitäten werden im Hintergrund automatisch und nachvollziehbar protokolliert. Auch die komplette Projektkommunikation wird über einen zentralen Verteiler abgewickelt, so dass niemand vergessen wird. Der Zugang aller Projektteilnehmer erfolgt passwortgeschützt über einen gängigen Web-Browser. Es muss in der Regel weder eine Software installiert werden noch muss die Hardware besondere Anforderungen erfüllen oder unter einem bestimmten Betriebssystem laufen. Lediglich ein stabiler, ausreichend schneller Internetzugang (Datenrate ab 1 Mbit/s) wird vorausgesetzt.
Neben der Dokumentablage und Kommunikation bieten die PKM-Systeme teilweise auch Ausschreibungs-, Projektmanagement- und Controlling-Werkzeuge oder Webconferencing- und Desktopsharing-Funktionen für Fernbesprechungen und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Auch für die spätere Gebäudebewirtschaftung und -wartung sind die während des Projektverlaufs angesammelten Dokumente und Informationen nützlich: Eine „digitalen Bauakte“ bildet später eine wertvolle Datenbasis für Makler, Eigentümer oder Gebäudeverwalter.
Worauf sollte man achten?
Nach einem ersten Boom zur Jahrtausendwende und einer darauf folgenden Konsolidierungsphase hat sich mittlerweile eine beachtliche Anzahl an PKMS-Anbietern etabliert. Zu den etwa 20 auf die Baubranche spezialisierten Projekträumen (siehe Online-Hinweis am Ende des Textes) kommen zahlreiche weitere, aus der Industrie stammende Projektplattformen wie Microsoft Project oder Basecamp sowie einfache Dokument-Austauschdienste wie Dropbox oder Planbox. Je nachdem, ob neben der Projektplanung und Bauausführung auch die spätere Gebäudebewirtschaftung unterstützt wird, unterscheiden sich die Lösungen in der Technik und im Funktionsumfang.
Browserbasierende Systeme bilden gegenüber herkömmlichen Client-Server-Systemen, die eine zusätzliche Software-Installation voraussetzen, die Mehrzahl. Besonders wichtig bei bauspezifischen Systemen ist das Planmanagement: Pläne sollten über mehrere, individuell definierbare Attribute beschrieben (Planinhalt, Status, Maßstab, Erstellungs-/Prüfdaten etc.), individuell über eine zuvor definierte Plancodierung bezeichnet und mit mehreren Dateien verknüpft werden können (CAD-, DWG-, DWF-, PDF-Datei, Massen-/Mengen-/Stücklisten, Visualisierungen etc.). Eine automatische Versionsverwaltung sollte für die geordnete Ablage älterer Plan- oder Dokumentversionen sorgen und die Versionshistorie nachvollziehbar machen können. Eine Anbindung an Repro-Dienstleister ermöglicht die rationelle Ausgabe und den Versand von Papierplänen. Über eine zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung sollte man neue Benutzer und Benutzergruppen bequem anlegen, Zugriffsrechte für Einzelne oder Gruppen vergeben und übersichtlich anzeigen können, so dass für jeden Benutzer klar ersichtlich ist, was er einsehen oder ändern darf und was nicht. Wichtig sind auch Workflow-Funktionen. Damit ist der automatisierte Ablauf zuvor definierter Vorgänge, die Zuweisung von Aufgaben und die Kontrolle von Terminen gemeint: Wer bekommt wann was? Wer muss was bis wann prüfen und wem weiterleiten?
Zu den weiteren, damit unmittelbar zusammenhängenden Anforderungen gehören individuelle Einstellungen. Damit sollte sich das PKMS an Projekterfordernisse oder Abläufe anpassen lassen – möglichst in Eigenregie und ohne Programmieraufwand durch den Hersteller.
Bereits zu Projektbeginn sollte geklärt werden, was nach Projektabschluss mit den Daten passiert, wer sie erhält und sich weiterhin darum kümmert und wie man die Daten auch über die Planungs- und Bauphase hinaus für den Bauherrn nutzbar machen kann. Abgerechnet werden die Leistungen von Projekträumen ganz unterschiedlich: monatlich nach dem belegten Speicherplatz und/oder der Teilnehmeranzahl, pauschal oder anteilig an der Höhe der Bausumme orientiert. Ein kostenloses und unverbindliches „Hineinschnuppern“ ist bei vielen Anbietern über einen begrenzten Zeitraum (zum Beispiel 30 Tage), eine maximale Datenmenge (zum Beispiel 25 MByte) oder eine maximale Teilnehmerzahl (zum Beispiel zwei Teilnehmer) möglich. Weiterer Speicherplatz lässt sich jederzeit bei Bedarf anmieten. Der Nutzungsvertrag sollte monatlich kündbar sein.
Neue Anforderungen durch Mobilität und BIM
Projekträume kommen derzeit vor allem bei Großprojekten ab einer Bausumme von fünf Millionen Euro aufwärts zum Einsatz. Untersuchungen zufolge lassen sich dabei die Kosten für Planung und Kommunikation um rund 20 bis 30 Prozent senken. Häufig geben Bauherren oder Generalunternehmer ein bestimmtes System als Austausch- und Kommunikations-Standard vor. Je kleiner das Projekt, desto seltener kommen Projekträume zum Einsatz. Das könnte sich aber bald ändern: Zum einen wächst in den Hochschulen und Büros eine mit Cloud-Diensten vertraute Planergeneration heran. Zum anderen gibt es mittlerweile auch für kleinere Projekte geeignete, einfache, preiswerte, branchenneutrale Online-Ablagesysteme (zum Beispiel www.dropbox.com, www.planbox.com, www.plan.io oder www.webforum.com), die auch schon mit wenigen Projektpartnern (zum Beispiel Architekt, Tragwerk- und TGA-Planer) Abläufe vereinfachen können.
Auch das mobile Computing beflügelt virtuelle Projekträume: Die Möglichkeit, Pläne, Dokumente oder Informationen unterwegs oder auf der Baustelle am Smartphone oder Tablet-PC mit anderen Projektbeteiligten auszutauschen, beschleunigt Entscheidungen und rationalisiert Arbeitsabläufe. Eine Wandlung vollzieht sich auch gerade beim Projektdatenaustausch: Wurden die Vorteile eines gemeinsamen Datenpools bisher durch unzureichende CAD-Schnittstellen mehr oder weniger aufgezehrt, eröffnet die BIM-Methode (Building Information Modeling) und der dazugehörige Datenaustausch-Standard IFC (Industry Foundation Classes) neue Möglichkeiten für eine fachübergreifende Kooperation. Ähnlich wie virtuelle Projekträume offerieren deshalb auch BIM-Server oder BIM-Clouds (zum Beispiel www.bimserver.org oder www.graphisoft.de/bimcloud) auf das BIM-Datenmodell zugeschnittene Kooperationsplattformen, allerdings (noch) ohne umfangreiche Workflow-, Projektmanagement- oder Controlling-Funktionen, wie sie die meisten Projekträume bieten. Umgekehrt werden Projekträume künftig wohl auch BIM-Funktionen offerieren, die über eine reine Betrachtung von BIM-Daten hinausgehen und beispielsweise auch eine Bearbeitung und Verwaltung von BIM-Modellen ermöglichen.
Virtuelle Projekträume? Aber sicher!
Wer Projekträume (häufig aufgrund von Bauherrenvorgaben) schon genutzt und deren Vorteile praktisch kennen gelernt hat, schwört in der Regel darauf. Die Mehrzahl der Planer und vor allem der ausführenden Unternehmen hält sich aber zurück. Neben der traditionellen Zurückhaltung der Baubranche gegenüber Neuem waren bisher langsame Internet-Verbindungen ein Hemmschuh. Breitband-Internetverbindungen sind innerhalb von Städten und Ballungszentren zwar Standard, außerhalb aber noch nicht flächendeckend verbreitet. Das gilt auch für mobile Internetverbindungen. Vorbehalte bestehen zudem hinsichtlich des Datenschutzes, der Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit des Projektraums sowie der Sicherheit sensibler Kunden- und Projektdaten. Für den Nutzer stellt sich das PKMS als virtuelle „Blackbox“ dar. Er weiß weder, was mit seinen Daten im Einzelnen geschieht, noch an welcher Stelle diese physikalisch gespeichert sind.
Zwar versichern Anbieter, dass Daten nur über sichere Datenverbindungen verschlüsselt transferiert werden. Ferner, dass nur zugriffsberechtigte, durch Benutzernamen und Passwort legitimierte Teilnehmer Zugang zu Projektdaten haben, die auf deutschen oder europäischen Servern mit im Vergleich zu den Vereinigten Staaten strengeren Datensicherheits-Standards abgelegt sind. Eine absolute Sicherheit vor unbefugtem Zugriff kann gleichwohl kein System bieten (der Versand per Post oder E-Mail allerdings auch nicht). Als Problem kann sich die Verfügbarkeit der Daten erweisen, die von den PKMS-Anbietern mit 99,9 Prozent angegeben wird. Die Serversysteme sind redundant ausgelegt, so dass bei Ausfall eines Systems dessen Aufgabe sofort von einem Stand-by-System übernommen wird. Dennoch können Zugriffsprobleme auftreten – etwa durch eine Störung beim eigenen Internet-Provider.
Notfallpläne sind deshalb sinnvoll: andere Kommunikationswege, ein alternativer PKMS-Anbieter und Internet-Zugang. Auch die automatische Sicherung durch den PKMS-Anbieter entbindet die Nutzer nicht von der individuellen Datensicherungs-Pflicht. Es ist immer derjenige Projektbeteiligte dafür verantwortlich, der das Dokument neu oder verändert in den gemeinsamen Datenpool ablegt.
PKMS erfordert Selbstdisziplin
Die Bereitstellung von Projektdaten, Software- und Serviceleistungen per stationärem oder mobilem Internet bietet für Projektbeteiligte erhebliche Rationalisierungs- und Kostenvorteile, reduziert Abstimmungsfehler und verbessert den Planungs-Workflow. Allerdings setzt die Nutzung die Beteiligung aller Projektpartner und viel Selbstdisziplin voraus. Eine PKMS-basierende Zusammenarbeit funktioniert nämlich nur, wenn sich alle beteiligen, Vorgaben einhalten und alle PKMS-Funktionen konsequent nutzen. Das bedeutet beispielsweise, dass der Planversand per E-Mail tabu ist. Auch an die neue Transparenz muss man sich erst gewöhnen: Da alle Aktivitäten im Hintergrund automatisch protokolliert werden, lässt sich schnell nachvollziehen, wer was wann gemacht – oder eben nicht gemacht hat.
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Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).
