Text: Marian Behaneck
Wer kann schon mitten im Projekt präzise sagen, wo es gerade steht und ob sich das Ganze rechnet? Wer weiß schon auf Anhieb, wo alle Projektdaten und -dokumente zu finden sind? Berücksichtigt man allein die Datenfülle, die sich während der Planung und Realisierung von Projekten ansammelt, wird es für Projektleiter oder Büroinhaber immer schwieriger, ohne Hilfsmittel die Übersicht zu behalten. Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) schafft die Grundlage für mehr Ordnung, sorgt dafür, dass der „Bürokram“ leichter von der Hand geht und der „Workflow“ stimmt. BMSP-Software deckt alle kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Bereiche eines Planungsbüros ebenso ab wie alle internen, die Projektplanung und -realisierung betreffenden Aktivitäten. Sie hilft bei der Planung, Steuerung und Bewertung des wirtschaftlichen Erfolgs – sowohl einzelner Projekte als auch des ganzen Büros (siehe dazu auch DAB 3/2011 und 5/2011).
Multifunktionale Büromanager
Das Büro- und Projektmanagement umfasst eine Vielzahl von Aufgaben und Tätigkeiten. Deshalb ist BMSP-Software meist modular aufgebaut: Um ein zentrales Verwaltungssystem mit allen wichtigen Kerndaten, auch „Stammdaten“ genannt – das sind Mitarbeiter, Projekte, Projektbeteiligte, Adressen, Kontakte und anderes –, gruppieren sich mehrere Module. Sie dienen der stationären und mobilen Mitarbeiter- und Projektzeiterfassung, der Kommunikation, der Korrespondenz- und E-Mail-Verwaltung, der Aufgaben- und Terminverwaltung, der Angebotsverwaltung und -verfolgung, der HOAI-Berechnung, der Buchhaltung, dem Rechnungs- und Mahnwesen, der Mitarbeiter-Einsatzplanung, dem Ressourcen-Management und anderem mehr.
Automatische Auswertungen und Statistiken unterstützen den Büroinhaber bei der Unternehmenskontrolle und -steuerung. Teilweise lässt sich BMSP-Software optional auch durch Dokumentenmanagement- und Planverwaltungs-Funktionen ergänzen. Die gesamte projektrelevante Kommunikation über Telefon, E-Mail, Brief und Fax sowie sämtliche Ein- und Ausgänge werden über eine einheitliche Benutzeroberfläche abgewickelt und gesteuert. Die elektronische Post als wichtigster Kommunikationskanal ist in der Regel über eine Schnittstelle zu MS-Outlook integriert, inklusive einer automatischen Projektzuordnung von E-Mails.
Eine zentrale Termin-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung ermöglicht schnelle Übersicht und Koordination sowie einen effizienten Einsatz von Personen, Geräten und Fahrzeugen. Eingehende Anrufe können per Rufnummernerkennung identifiziert und automatisch Projekten und Kontakten zugeordnet werden. Auf der Baustelle oder unterwegs erfasste Notizen, Adressen, Termine, Aufgaben oder Fotos lassen sich mit dem Bürorechner synchronisieren – per Mobilfunk in Echtzeit oder zeitversetzt via Bluetooth- oder USB-Schnittstelle (siehe auch DAB 7/2012).
Interne Projektmanager
BMSP-Software unterstützt neben dem Büro- auch das interne Projektmanagement. Das sind alle Aktivitäten innerhalb des Büros, die die Projektplanung und realisierung betreffen: die Verwaltung und Organisation von Projekten, Projektbeteiligten, Dokumenten oder Terminen, die Kontrolle von Projektständen, Arbeitsfortschritten, Kosten und so weiter. Entscheidend für den Projekterfolg ist ein optimaler Informationsfluss intern und extern. Untersuchungen zufolge werden – je nach individueller Arbeitsweise – zwischen zehn und 20 Prozent der Arbeitszeit mit der Dokumentensuche, -verwaltung und -archivierung vergeudet.
Eine zentrale Suchfunktion sorgt deshalb dafür, dass Informationen, Dokumente oder Vorgänge in Sekundenschnelle gefunden werden. Wer woran arbeitet und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso schnell ersichtlich wie die Zuordnung von Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Wiedervorlage-Funktionen sorgen dafür, dass noch anstehende Arbeiten nicht vergessen werden. Fehler, die häufig aufgrund einer doppelten Datenhaltung entstehen, werden durch eine zentrale Datenablage vermieden. Insgesamt werden Projektinformationen und -abläufe transparenter, lassen sich automatisch dokumentieren und in beliebiger Informationsdichte abrufen. Das setzt aber voraus, dass Projektbeteiligte, Kontakte, Termine, Dokumente, Pläne, Honorare, Budgets und anderes mehr konsequent mit den Projekten verknüpft werden.
Projekte müssen sich rechnen. Um den Aufwand erbrachter oder noch zu erbringender Planungsleistungen quantifizieren und neue Projekte zuverlässig kalkulieren zu können, müssen Mitarbeiterzeiten projekt- und tätigkeitsorientiert erfasst werden. Werden die tatsächlich angefallenen Mitarbeiterstunden mit den jeweiligen Stundensätzen multipliziert und mit dem erzielten Honorar verglichen, lässt sich schnell prüfen, in welchen Bereichen Gewinne oder Verluste erzielt wurden. Anhand dieser Nachkalkulationsdaten laufender und abgeschlossener Projekte lassen sich interne Abläufe und die Akquisition neuer Projekte optimieren. Zu den weiteren, optionalen Projektmanagement-Funktionen zählen bei einigen BMSP-Lösungen die Unterstützung der Bauleitung und Bauüberwachung, das Mängelmanagement, das Baukostencontrolling oder die Bauzeitenplanung.
BMSP-Software im Vergleich
Rund 40 deutschsprachige Büro-/ Projektmanagementprogramme bietet der Markt derzeit. Darunter befinden sich auch allgemeine Lösungen ohne detaillierten Baubezug. Ähnlich wie etwa bei der AVA-Software (siehe DAB 9/2014) wurden im Laufe der Jahre rund um die Kernbereiche sukzessiv neue Funktionen hinzuprogrammiert. Deshalb ist der Funktionsumfang von BMSP-Lösungen meist groß. Man sollte sich also vorher genau überlegen, für welche Aufgaben und Bereiche man eine Unterstützung braucht und welche bereits durch andere Software-Anwendungen (etwa durch das AVA-Programm) abgedeckt sind.
Bei der Auswahl sollte man dann auf folgende Merkmale besonders achten (siehe auch Produktvergleich auf DABonline.de): Das Softwarekonzept gibt an, ob es sich um eine Ein-, Mehrplatz- respektive netzwerkfähige Lösung handelt und ob ein mobiler Datenzugriff möglich ist. Die meisten Programme sind unter den aktuellen Windows-Betriebssystemen 7 und 8 lauffähig, nur wenige unter Linux oder Mac OS (z.B. ProjektPro, UntermStrich oder Workflow Manager). Die Einsatzbereiche geben an, ob man die Software neben dem Büro-, Projekt- und/oder Terminmanagement auch für das Dokumentenmanagement (DMS), das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das betriebliche Controlling oder die Honorarabrechnung einsetzen kann. Zu den typischen Bürofunktionen zählen die Adressverwaltung, die Korrespondenz, das E-Mail-Management, eine Volltextsuche sowie Erinnerungs- und Wiedervorlage-Funktionen. Wichtig ist eine MS-Outlook-Anbindung, optional auch eine TAPI-Unterstützung für die Rufnummernerkennung und Projektzuordnung eingehender Anrufe.
Zu den Projektfunktionen gehören die Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Ressourcen sowie die Überwachung von Bauzeiten und des Projektstatus. Das Bürocontrolling überwacht Zeiten, Soll-Ist-Daten, Projekt- und Bürokennzahlen. Sechs Produkte sind bisher nach dem PeP-7-Standard zertifiziert (Cycot OM, IsyControl, ProjektPro, untermStrich, Visuplus und VVW Control, siehe auch: www.pep7.de/fmtgl.php). Zu den PeP-7-Kennzahlen zählen unter anderem die Arbeitskostenquote, der Projektstundenanteil, der mittlere Bürostundensatz, der Gemeinkostenfaktor sowie der Stundenaufwand. Sie sollen die wirtschaftliche Situation transparent machen. Allerdings spielen auch andere Parameter wie der Auftragsbestand, die Liquidität oder die Ressourcen eine zunehmend wichtige Rolle, weil sie aussagekräftiger sein können als die Arbeitskostenquote, die sich oft parallel zum Projektstundenanteil entwickelt. Für kleinere Büros noch spannender ist auch beispielsweise die Frage: „Wie viele Monate kann ich mit meinem durchschnittlichen Auftragsbestand noch kostendeckend arbeiten?“
Die Grundlage für alle Controlling-Funktionen bildet die Zeiterfassung. Sie sollte sowohl stationär am Büro-PC als auch mobil per iOS-App, Android-App oder per Web-App möglich sein. Schnittstellen wie ASCII, DOC, PDF, XLS, HTML und XML ermöglichen die Weiterbearbeitung und den internen digitalen Austausch von Büro- und Projektdaten. Angesichts der hard- und softwaretechnischen Entwicklung und möglicher gesetzlicher Änderungen sind Updates wichtig. Die Software sollte mindestens einmal pro Jahr aktualisiert respektive erweitert und verbessert werden. Die Updates sollten im Wartungsvertrag enthalten sein und etwa zehn bis 15 Prozent des Software-Listenpreises pro Jahr kosten. Der Support sollte per Telefon, Fax, E-Mail oder Fernwartung möglich sein und nach Möglichkeit auch einen Zugriff auf häufig gestellte Fragen (FAQ) sowie ein Anwender-Forum bieten.
Die Preise liegen zwischen 500 und 5.000 Euro – je nach Produktkonzeption und Ausbaustufe. Wichtig für Leistungs- und Preisvergleiche ist die Frage, welche Funktionen bereits im Basisprogramm enthalten sind und welche Module zusätzlich hinzugekauft werden müssen. Da nahezu alle Lösungen modular strukturiert sind, lässt sich die Software an die jeweilige Bürostruktur, individuelle Anforderungen und spezifische Aufgabenschwerpunkte jederzeit anpassen. Deshalb sollten zunächst nur für jene Bereiche Module gekauft werden, die einer dringenden Optimierung bedürfen, etwa die Projektzeiterfassung oder die Bürokostenkontrolle. Nicht vergessen werden sollten die einmaligen Kosten für Schulungen und die jährlichen Wartungsvertrags-Kosten. Eine gute Orientierung bei der Software-Auswahl bieten neben dem zu diesem Beitrag gehörenden Online-Produktvergleich auch Checklisten im Internet (siehe „Mehr Informationen“ unten auf dieser Seite).
Im Trend: das mobile Büro
Grundsätzlich ist jede BMSP-Software auch mobil einsetzbar. Auf allen aktuellen Note-/Netbooks und allen unter Windows laufenden Tablet-PCs oder Smartphones ist eine mobile Nutzung praktisch jeder im Büro verwendeter Software möglich. Bei den meisten Smartphones und Tablet-PCs ist man bei der Auswahl allerdings auf die Software beschränkt, die vom mobilen Betriebssystem unterstützt wird. Das gilt vor allem für Zeiterfassungs-Apps, mit denen Arbeitszeiten, Reisekosten oder Fahrten, beispielsweise zu Baustellen mobil dokumentiert werden können. Dazu bieten die BMSP-Hersteller unterschiedliche, unter den mobilen Betriebssystemen Apple iOS oder Google Android laufende Apps an. Neben diesen „nativen“ Apps werden zunehmend auch sogenannte Web-Apps offeriert, die man über einen beliebigen Web-Browser plattform- und geräteunabhängig nutzen kann.
Einen Schritt weiter in Richtung Mobilität geht das „mobile Büro“. Dabei werden andere wichtige BMSP-Funktionen sowie Unternehmens- und Projektdaten auch ortsunabhängig zur Verfügung gestellt. Dadurch lassen sich Aufgaben, Termine, Zeiten, Ressourcen, Dokumente, Kosten und Projekte praktisch genauso mobil managen wie vom Büro-PC aus. Schnittstellen zu mobilen Aufmaß-, Bautagebuch- oder Baumängelerfassungs-Lösungen (siehe dazu auch DAB 10/2012, 11/2012 und 8/2013) schaffen Synergie-Vorteile und schöpfen weitere Rationalisierungspotenziale aus. Grenzen setzt dem „mobilen Büro“ nur die mobile Hardware, die oft über zu kleine, teilweise auch nur „virtuelle“ Tastaturen sowie kleine und lichtschwache Displays verfügt. Letztere sind meist nicht hell genug, um sie auch bei vollem Tageslicht auf der Baustelle mühelos abzulesen – und zu klein, um Tabellen oder gar Pläne komfortabel zu betrachten. Weitere Schwachstellen sind die Akku-Betriebszeiten, fehlende Baustellentauglichkeit sowie eine nicht immer zuverlässige Mobilfunktechnik.
BMSP-Software muss, bevor man sie produktiv einsetzen kann, zunächst über Systemeinstellungen oder die Rechteverwaltung individuell konfiguriert und an vorhandene Bürostrukturen angepasst werden. Nicht unterschätzen sollte man auch den Aufwand für die Eingabe von Stammdaten. Ferner müssen Kalkulationen, Berichte oder Auswertungen, Formulare und Begrifflichkeiten angepasst, Büroprozesse synchronisiert werden etc. Dieser gesamte Prozess kann, inklusive einer eventuellen Übernahme von Altdaten bei einem Software-Umstieg, mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Hilfreich ist dabei eine gute, kompetente und (auch bei groben Anfängerfehlern) stets geduldige Hotline, die man im Rahmen eines Software-Tests versuchsweise anrufen sollte.
Digitale Büro- und Projektmanager sind zweifellos hilfreich, können von Routinetätigkeiten befreien, die Planungssicherheit steigern, Prozesse beschleunigen, Zeit sparen und Freiräume schaffen, sobald die Software reibungsfrei läuft. Aber sie können keine Berufserfahrung ersetzen. Probleme, die im Büroalltag, im Planungs- und Bauablauf auftreten, müssen die Verantwortlichen auch weiterhin mit ihrem Einfühlungsvermögen gegenüber Mitarbeitern und Projektbeteiligten, mit ihrem Fachwissen, ihrem Know-how und ihrer Erfahrung selbst lösen.
Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).
Mehr Informationen
Einen übersichtlichen tabellarischen Produktvergleich wichtiger BMSP-Programme, Literaturtipps und Online-Quellen für weitere Informationen finden Sie hier (PDF).
