Digitale Kostenmanager

Text: Marian Behanek

Mit den aktuellen Fassungen der DIN 276 und der HOAI hat das Kostenmanagement als Steuerungsmittel bei der Projektabwicklung einen größeren Stellenwert als bisher. So koppelt die HOAI 2009 die Honorare von den tatsächlichen Baukosten ab und gibt als Ermittlungsgrundlage die Kostenberechnung vor, die eine Beschreibung der Aufgabenstellung, des Bauprojektes und der zu erbringenden Planungsleistungen voraussetzt. Liegen bei der Beauftragung noch keine Planungen als Voraussetzung für eine Kostenberechnung oder alternativ eine Kostenschätzung vor, ist auch eine Baukostenvereinbarung als Kostenobergrenze oder Kostengarantie mit dem Bauherren möglich. Planer müssen die Baukosten während der gesamten Bauphase permanent überwachen. Das ist angesichts immer komplexerer Zusammenhänge und Abhängigkeiten praktisch nur noch mithilfe rechnergestützter Kontrollwerkzeuge möglich. Sie bilden alle für das Management von Baukosten erforderlichen Maßnahmen, Prozesse und Abläufe lückenlos ab und ermöglichen einen kontinuierlichen Abgleich aktueller Soll- und Istwerte.

Kontrollmechanismen für Kostensicherheit

Ein wirksames Mittel, Baukosten im Griff zu behalten, ist das Kostenmanagement. Das ist die Summe aller im Rahmen der Kostenplanung und Kostenverfolgung erforderlichen Maßnahmen. Die Kostenplanung bildet dabei die Basis jedes erfolgreichen Kostenmanagements und wird – entsprechend den einzelnen Planungsphasen und Detaillierungstiefen – im Rahmen der Kostenschätzung, Kostenberechnung und dem Kostenanschlag insbesondere von AVA-Programmen unterstützt. Die Kostenverfolgung begleitet als durchgängiger Prozess die gesamte Projektplanung und -ausführung bis zum Projektabschluss und setzt ebenfalls effiziente Werkzeuge zur Kontrolle, Steuerung und Prognose von Baukosten voraus. Mithilfe von „Echtzeit-Controlling“-Funktionen lässt sich beispielsweise jede Auswirkung von Planungsänderungen sofort in Euro und Cent beziffern. Die Baukostensteuerung schließlich sorgt mit Eingriffen in die Planung gezielt für den Abbau von Kostenüberschreitungen in einzelnen Bereichen. Dabei müssen jedoch auch die späteren Nutzungskosten berücksichtigt werden. Für eine lebenszykluskostenorientierte Kostenplanung werden deshalb spezielle Lösungen (sogenannte LCC-Software, zum Beispiel www.legep.de) offeriert.

Welche Kostenmanagement-Werkzeuge gibt es?

Für die Kostenplanung und Kostenverfolgung stehen verschiedene Software-Lösungen zur Verfügung. Häufig kommen immer noch Tabellenkalkulations-Programme zum Einsatz, da sie Teil von Office-Paketen und somit ohne eine Zusatzinvestition verfügbar sind. Das ist nicht nur kostengünstig, sondern auch flexibel, denn mithilfe von Formeln und Makros lassen sich Microsoft Excel, OpenOffice Calc und andere relativ einfach vom Anwender an individuelle Erfordernisse anpassen. Dies kann jedoch gerade weniger erfahrene Anwender vor große Hürden stellen. Nachteilig sind aber vor allem mögliche Fehlerquellen wie Rundungsfehler, Copy-/Paste-Fehler, falsche oder fehlende Zellenverknüpfungen und anderes mehr.

Zunehmend setzt sich in den Planungsbüros deshalb die Baukostenplanung mithilfe von AVA-Programmen durch (Anbieter finden Sie hier). Basis für ein erfolgreiches Baukostenmanagement ist schließlich eine möglichst genaue und vollständige Leistungsbeschreibung samt Ausschreibung. Je präziser diese ist, desto sicherer ist man vor unerwarteten Zusatzkosten. Massen- und Mengendaten ermöglichen exakte Kostenprognosen; Rechnungen lassen sich auf der Grundlage der Leistungsverzeichnisse Position für Position prüfen, Nachträge lassen sich verwalten und so weiter. Es ist deshalb schlüssig und logisch, AVA-Software auch für die Kostenverfolgung einzusetzen. Nahezu alle AVA-Programme bieten mittlerweile entsprechende Module an. Allerdings ist der Funktionsumfang, insbesondere im Zusammenhang mit der planungs- und ausführungsbegleitenden Kostenverfolgung und -kontrolle, sehr unterschiedlich.

Auch Büro- und Managementsoftware für Planungsbüros (BMSP) und sogenannte virtuelle Projekträume, auch Projektkommunikations- und Management-Systeme (PKMS) genannt, bieten mehr oder weniger umfassende Werkzeuge für die Kostenverfolgung an (zum Beispiel www.wiko.de oder www.conject.com). Allgemeine Kostenmanagement-Software, meist Teil einer umfassenden Projektmanagement-Lösung, wie Blue Ant, Geniusproject und andere, wird von Bauplanern eher selten eingesetzt, da sie meist zu umfangreich ist und branchenspezifische Bezüge fehlen. Cloud-basierte Lösungen bieten den Vorteil eines zeit- und ortsunabhängigen Online-Zugriffs berechtigter Projektbeteiligter auf eine gemeinsame, stets aktuelle Projektdaten-Basis, befinden sich jedoch erst in der Entwicklung.

Vorteile rechnergestützter Kostenkontrolle

Zwar kommen Projektmanager ganz ohne Excel und Co in der Praxis kaum aus, weil die eine oder andere (Detail-)Auswertung damit schneller realisiert werden kann. Doch spezielle Kostenmanagement-Funktionen, insbesondere von AVA-Programmen, bieten Vorteile: Dank durchgängiger Datennutzung, automatischer Berechnungen und Auswertungen, Plausibilitätskontrollen etc. lässt sich der gesamte Aufgabenbereich der Kostenplanung und -verfolgung in einem Bruchteil der sonst notwendigen Zeit bewerkstelligen. Ein gutes Beispiel dafür ist die im Laufe der Jahre immer besser gewordene CAD-AVA-Koppelung. Damit lassen sich Mengen direkt aus der CAD-Geometrie ermitteln und für die Kostenberechnung sowie für präzise Kostenvorhersagen nutzen. Auch kurzfristige Änderungswünsche von Bauherren und Investoren werden damit „kalkulierbar“.

Da die im CAD verwendeten Konstruktionen oder Bauteile mit Leistungen und Kosten in Form eines Element-, Raum- und Gebäudebuches beschrieben sind, lassen sich für die Planung und Bauherrenberatung nutzbare grafische Auswertungen ausdrucken: Kosten pro Raum oder Baugruppe, Kosten nach DIN 276 oder Leistungsbereichen, Auflistung der teuersten Bauteile oder Positionen, Analyse nach der sogenannten ABC-Methode, wonach rund zehn bis 20 Prozent aller LV-Positionen etwa 70 bis 80 Prozent der gesamten Bauleistung ausmachen (A-Positionen).

Damit lassen sich unter anderem unterschiedliche Änderungsszenarien durchspielen, indem die Auswirkungen auf die Baukosten simuliert und vor der Realisation bewertet werden. So weiß man bei Planänderungen vorher, welche Kostenkonsequenzen diese nach sich ziehen. All dies vereinfacht und beschleunigt im Rahmen von Kostensteuerungsmaßnahmen die gemeinsame Entscheidung mit dem Bauherren/Investor, wo an Qualitäten oder Quantitäten gespart werden kann. Im Zusammenhang mit der Kostenkontrolle lassen sich die Kosten aus Schätzung, Berechnung, Anschlag und Feststellung einander gegenüberstellen, samt Anzeige der Veränderungen und deren Verursachern. Alternativ können die Kosten auf Basis der Vergabeeinheiten aus Berechnung, Vergabe und Abrechnung verglichen werden.

Auch im Zusammenhang mit Kostenprognosen werden die Vorteile des EDV-Einsatzes deutlich: Da im Rahmen der Rechnungsprüfung, Auftrags- und Nachtragsverwaltung, Änderungsverfolgung etc. alle Daten zeitnah zur Verfügung stehen, sind in jeder Phase Kostenprognosen möglich. Damit hat der Planer eine laufend aktuelle Übersicht, in welchen Bereichen Kosten noch beeinflusst werden können. Vom Bauherrn verursachte Abweichungen vom Kostenziel werden als solche erkannt und dokumentiert. Um den Datenkreislauf zu schließen, können schließlich im Rahmen der Kostenauswertung gewonnene Abrechnungsdaten immer wieder in die eigene Datenbank eingepflegt werden, was künftige Kostenschätzungen zunehmend präziser macht.

Im Hinblick auf die Honorierung von Planungsleistungen haben präzise Kostenvorhersagen ebenfalls eine größere Bedeutung erhalten: Fallen die Baukosten höher aus als geplant, wirkt sich das nicht nur negativ auf das Renommee des Planers aus, sondern bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung auch auf sein Honorar. Für die Dokumentation von Änderungen und Erweiterungen ist deshalb der Einsatz eines Baukostencontrolling-Werkzeugs zur Wahrung der eigenen Honoraransprüche sinnvoll.

Auch die Baufolgekosten sind wichtig!

Abweichungen von Baukostenprognosen sind untrennbar mit jeder Bautätigkeit verbunden, wobei Kostenüberschreitungen heute zur Regel gehören – die Einhaltung oder gar Unterschreitung von Kosten dagegen eher Ausnahmen sind. Das liegt unter anderem daran, dass immer häufiger baubegleitend geplant werden muss. Trotz einiger praktischer Probleme (im CAD nicht erfasste Bauteile, mehrschalige Wände, CAD/AVA-Schnittstelle), aber auch wegen planungs- und bürobedingter Hürden (Planungsänderungen, parallele Planungsabläufe, personelle Arbeitsteilung) haben sich AVA- und Controlling-Programme als „digitale Kostenmanager“ in der Praxis bewährt. Voraussetzung ist freilich, dass im Büro konsequent bauteilorientiert geplant und die Software von erfahrenen Projekt-/Kostenmanagern bedient wird. Berücksichtigen sollte man jedoch immer, dass eine ausschließliche Fokussierung auf die Baukosten die Umsetzung langfristiger Ziele erschwert und nachhaltige, die Lebenszykluskosten von Bauwerken optimierende Lösungen behindert. Deshalb sollten bei Kostenentscheidungen stets auch die späteren Baufolgekosten berücksichtigt und bewertet werden. Hierfür bietet die Software-Branche zwar Ansätze, aber noch keine durchgängigen Lösungen.

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).

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