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[ Management Software ]

Das Büro an jedem Ort

Büro und Projekte managen kann man heute von überall aus – mobile Management-Software macht es möglich

Vielseitig: Zu neuen Impulsen im mobilen Management haben nicht zuletzt die multifunktionalen Smartphones und Tablet-PCs beigetragen (Telekom)

Text: Marian Behanek

Aktuelle IT-Trends wie das Mobile oder Cloud Computing haben längst auch Baustellen und Architekturbüros erreicht. Auf Smartphones und Tablet-PCs lauffähige Programme für Büroorganisation und Projektmanagement unterstützen die mobile Erfassung von Terminen, Zeiten und Kontakten, die Dokumentation von Mängeln und Projektständen in Wort und Bild und natürlich auch die Bearbeitung von E-Mails. Zunehmend ermöglichen auch Cloud Computing-Anwendungen den plattform-, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Projektinformationen, Programme, Rechner- und Speicherkapazitäten. Software und Daten sind dabei nicht mehr auf der Festplatte des eigenen PCs gespeichert, sondern irgendwo auf Servern im weltweiten Datennetz abgelegt. Eine ausreichend schnelle mobile Internetverbindung vorausgesetzt, können beispielsweise räumlich getrennte Projektteams von unterschiedlichen Dependancen aus gleichzeitig an großen Projekten arbeiten und dabei stets auf dieselben Inhalte zugreifen. Das beschleunigt Prozesse, macht sie weniger fehleranfällig und bietet neue Möglichkeiten der kooperativen Planung.

Praktisch: Mängelberichte lassen sich zusammen mit Fotos noch auf der Baustelle im Plan verorten (ADS Gesellschaft für angewandte Datensysteme)

Apps machen mobile Hardware flexibel

Treibender Faktor der neuen Mobilität sind nicht zuletzt Smartphones und Tablet-PCs, die erst durch das iPhone und das iPad von Apple intuitiv bedienbar und populär wurden. Zusatzfunktionen einer eingebauten Kamera, eines GPS-Empfängers, von Bewegungs-, Lage-, Licht-, Näherungs- und anderen Sensoren sowie entsprechende mobile Software-Anwendungen (Apps) machen die Kleincomputer mit Telefonfunktion vielfältig einsetzbar – sie sind quasi die Schweizer Taschenmesser des digitalen Zeitalters: Sie sind wahlweise PC, Handy, Digitalkamera, Scanner, Terminkalender, Zollstock, Wasserwaage, Taschenlampe oder mobiles Navi (siehe dazu DAB 2/12). Zunehmend unterstützen auch bau- und planerspezifische Apps die mobile Steuerung und Kontrolle von Projekten. Sie haben gegenüber App-Insellösungen den Vorteil, dass sie in ein Software-Gesamtkonzept eingebunden sind, was einen optimalen Datenfluss ermöglicht. So sorgen Module für BMSP-Anwendungen (Büro- und Projektmanagement-Software für Planungsbüros) auf Mobilgeräten für einen wirtschaftlichen Bürobetrieb und stehen Planern beim internen und externen Projektmanagement zur Seite (siehe auch DAB 3 und 5/11). Zu diesen Modulen gehören insbesondere Apps für die mobile Mitarbeiter- und Projektzeitenerfassung, die Verwaltung von Terminen und Kontakten. Software für die Bauzeitenplanung hilft, den Überblick über Abläufe, Termine und Ressourcen zu bewahren und – wenn nötig – gegenzusteuern. Internetbasiertes Projektmanagement (IBPM), auch „Projektkommunikationsmanagement-System“ (PKMS) oder „Virtueller Projektraum“ genannt, sorgt für mehr Effizienz bei der Kommunikation mit Projektpartnern sowie beim Austausch von Plänen und Dokumenten – und es beschleunigt Projektabläufe. Für die Baukostenplanung werden Tabellenkalkulations- und immer häufiger inzwischen auch AVA-Programme eingesetzt. Letztere enthalten mehr oder weniger umfangreiche Kostenmanagement-Funktionen, um Baukosten nicht nur im Vorfeld zu planen, sondern im Projektverlauf auch zu kontrollieren und zu steuern. Daneben gibt es eine Reihe kleinerer Programme für die mobile Bautagebuch- und Protokollerstellung, die Mängelverfolgung oder das Plan- und Dokumentenmanagement.

Übersichtlich: Die Anzeige von Bauzeitenplänen setzt großformatige Displays mindestens im Tablet-Format voraus (Computerworks)

From Mobile to Cloud Computing

Die Grundlage mobiler Datenkommunikation, die einen mobilen Zugriff auf das Internet, ­respektive Büro- und Projektdaten ermöglicht, bilden Mobilfunk-Standards wie UMTS, HSPA oder HSPA+. Sie ermöglichen hohe, durchaus an Breitband-Netzverbindungen heranreichende ­Datenübertragungsraten. Aufgrund regional unterschiedlicher Netzqualitäten und ­anderer Faktoren liegen die praktischen Datenübertragungsraten der Netzbetreiber ­aktuell allerdings nur bei etwa 1 ­Megabit pro Sekunde (siehe www.connect.de, Suchwort: Connect-Netztest). Das reicht bequem für Projektmanagement-Anwendungen, dagegen ist beispielsweise mobiles CAD in der Cloud damit noch Zukunftsmusik. Den Zugriff auf Bürodaten ermöglicht die Virtual Private Network-Technologie (VPN), mit der berechtigte mobile Rechner über das Internet auf das Unternehmens-Netzwerk zugreifen können, ganz so, als wären sie direkt an das lokale Firmennetzwerk angeschlossen. Ein grundsätzliches Problem mobiler Datenerfassung ist der Abgleich mit den Bürodaten. Trägt der Bauleiter auf der Baustelle beispielsweise einen Projekttermin ein, kann es zu Überschneidungen kommen; oder es wird einfach vergessen, vor Ort erfasste Termine oder Kontakte in die Bürodatenbank einzupflegen. Mobile Anwendungen sichern dagegen ab: Auf dem Note-/Netbook, Smartphone oder Tablet-PC vor Ort erfasste Daten werden entweder später im Büro kabellos per WLAN-/Bluetooth-Funkstandard oder – wenn die Daten stets aktuell sein müssen – unmittelbar vom Einsatzort aus quasi zeitgleich per Mobilfunknetz automatisch an den Büro-Server übertragen. In der Praxis kommt eine Mischung aus Online- und Offline-Erfassung zum Tragen: Ist vor Ort eine dauerhafte Funkverbindung nicht möglich, werden die Daten zwischengespeichert, bis wieder eine Verbindung aufgebaut werden kann. Die Synchronisation von Mobil- und Bürodaten übernimmt die Anwendungssoftware. Ganz ohne Datenabgleich und möglichen Folgeprobleme kommt die Cloud aus, denn jeder berechtigte Nutzer greift orts- und platt­formunabhängig auf einen gemeinsamen Projektdaten-Server zu. Auch die Reaktionszeiten sind hier kürzer, denn der Zugriff erfolgt in diesem Fall direkt, ohne VPN-Firmennetzwerkanbindung, auf einen vom Anbieter betriebenen oder angemieteten Server. Er übernimmt sowohl die Administration des Servers als auch die Sicherung der darauf gespeicherten Projektdaten. Besonders interessant ist das Cloud-Computing für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, die vernetzt an einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten müssen.

Anschaulich: Sensible Daten, wie etwa Büroauswertungen, werden aus naheliegenden Gründen eher offline als online bearbeitet.

Wolken werfen auch Schatten

Mobile Computing und Cloud Computing sind mehr als nur kurzlebige Trends. Beide Technologien werden die Tätigkeit von Planern in den nächsten Jahren nachhaltig beeinflussen. Es wird Usus werden, online und vernetzt zu sein und mit mobilen Applikationen Projekte von unterwegs zu steuern. Insbesondere im Projektmanagement weisen Cloud-Lösungen in die richtige Richtung, denn sie erübrigen den Abgleich von Baustellen- und Bürodaten und vereinfachen die kooperative Projektplanung. Die neue Technik muss jedoch noch technische und vor allem psychologische Hürden überwinden. Nicht überall stehen mobile Hochgeschwindigkeitsnetze in gleicher Qualität zur Verfügung. Schlechte Netzverbindungen und örtliche Gegebenheiten können dazu führen, dass insbesondere voluminöse Plandaten nur im Schneckentempo übertragen werden. Sensible Daten gibt außerdem keiner gerne her, das gilt vor allem für betriebswirtschaftliche Büroauswertungen. Wer seinen Server samt Büro- und Projektdaten bei sich stehen hat, anstatt in irgendeinem Rechenzentrum, hat ein besseres Gefühl. (Dieses kann aber auch trügen, weil es um die Datensicherung, Datenarchivierung oder IT-Sicherheit in den Büros nicht immer zum Besten bestellt ist). Auf essenzielle Fragen haben Cloud-Anbieter zudem noch keine rundum befriedigenden Antworten: Wie komme ich bei einem Serverausfall an meine Daten? Wo sind meine Daten abgelegt? Was passiert bei möglichen Hacker-Angriffen auf den Server? Was ist, wenn es Netzprobleme gibt? Schwächen zeigen auch mobile Anwendungen – vor allem wegen der Hardware. Touchscreen-Tastaturen ermöglichen nur die Eingabe kurzer Texte, kleinformatige LCD-Displays verlangen häufiges Zoomen/Scrollen und schließen anspruchsvolle Anwendungen aus. Auf den etwas größeren Tablets lassen sich auch Bauzeitenpläne und CAD-Pläne zwar ganz gut anzeigen und kommentieren, komfortabel und ergonomisch bearbeiten kann man sie damit aber nicht. Hinzu kommt, dass die Displays meist nicht hell genug sind, um Inhalte auf der Baustelle bei vollem Tageslicht bequem lesen zu können. Auch die Akku-Laufzeit lässt zu wünschen übrig, sodass die meisten Mobilgeräte keinen ganzen Arbeitstag bei Auslastung durchhalten – sie brauchen dann Steckdosen oder Zweitakkus. Außerdem sind die meisten Smartphones und Tablet-PCs zu empfindlich und die Gehäuse nicht robust genug für den rauen Baustellenalltag. Schon aus diesen Gründen ist es wichtig, dass man auch bei der Hardware auf „Baustellentauglichkeit“ achtet.

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).

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