Elektronisch organisieren

Von Marian Behaneck

Das Kürzel BMSP steht für „Büro- und Management-Software für Planungsbüros“. Darunter werden alle Software-Lösungen zusammengefasst, die sich um die kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Bereiche eines Planungsbüros kümmern. Sie ermöglichen das Planen, Steuern und Bewerten des wirtschaftlichen Erfolgs – sowohl einzelner Projekte als auch des ganzen Büros. Da alle Projekt- und Mitarbeiterzeiten sowie sämtliche unternehmerischen Ein- und Ausgaben erfasst werden, sind kontinuierliche betriebswirtschaftliche Analysen möglich. Der Inhaber erhält eine schnelle Übersicht über die wirtschaftliche Situation.

Darüber hinaus bieten die Programme Funktionen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und Büroorganisation. Im Zentrum steht ein Verwaltungssystem mit sogenannten „Stammdaten“: Mitarbeiter, Projekte, Kostenstellen und mehr. Darum herum gruppieren sich meistens Module für die Zeiterfassung bei Mitarbeitern und Projekten, Projektdokumentation, Kommunikation, Korrespondenz, Adress-, Aufgaben- und Terminverwaltung, Ressourcenkontrolle, Dokumentenmanagement und mehr. Immer wichtiger wird der Abgleich von Bürodaten mit vor Ort erfassten Informationen. Da das DAB im Mai auf rechnergestütztes Projektmanagement eingehen wird, konzentriert sich dieser Text auf die Büromanagement-Funktionen von BMSP-Lösungen.

Kommunikation ordnen

Zur den Kernfunktionen von Büromanagement-Programmen gehört die interne und externe Kommunikation. Über eine einheitliche Oberfläche erhalten Verantwortliche Zugang zu allen Kommunikationskanälen wie Telefon, E-Mail, Brief, Fax, Besprechungsnotiz etc. sowie zur gesamten projektrelevanten Korrespondenz. Die elektronische Post ist über eine E-Mail-Schnittstelle zu MS-Outlook in die Software integriert. Interne Informationen lassen sich über ein digitales „Schwarzes Brett“ schnell verteilen. Eine zentrale Termin-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung sorgt für eine schnelle Terminübersicht und Terminkoordination einzelner Mitarbeiter und des gesamten Projektteams sowie für einen effizienten Einsatz von Mitarbeitern und Geräten. Über einen automatischen Abgleich des Kalenders mit MS-Outlook ist jeder im Büro aktuell informiert, was wann wo stattfindet.

Dokumente ablegen und wiederfinden

In diesem Zusammenhang sehr wichtig ist der Datenaustausch mit mobilen Geräten wie Smartphones, Netbooks oder Pocket-PCs: Auf der Baustelle oder unterwegs erfasste Notizen, Adressen, Termine oder Aufgaben werden per Mobilfunk quasi in Echtzeit, respektive per Bluetooth-Schnittstelle zeitversetzt mit dem Bürorechner synchronisiert. Ressourcenpläne und -kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsübersicht sowie Auslastungspläne der Mitarbeiter helfen, sie optimal einzusetzen. Sogar die Telefon­anlage kann über die sogenannte TAPI-Schnittstelle mit der BMSP-Software verknüpft werden. Damit lassen sich eingehende Anrufe über eine Nummern-Erkennung identifizieren und automatisch Projekten/Kontakten zuordnen. Die Gesprächsdauer wird protokolliert und projektbezogen in der Zeiterfassung dokumentiert.

Mit jedem neuen Projekt wächst das Datenvolumen und mit ihm der Zeitaufwand für die Informationssuche. Deshalb sind Dokumentenmanagement-Funktionen so wichtig. Werden alle ein- und ausgehenden, digital vorliegenden oder gescannten Dokumente konsequent ins System eingepflegt, findet man sie per Schnellsuche oder erweiterter Suche über diverse Suchkriterien blitzschnell. Eingehende Dokumente werden in einer einzigen Originalfassung zentral abgelegt, was Fehler durch unterschiedliche Aktualitätsstände vermeiden hilft. Über eine „Historienfunktion“ ist jederzeit chronologisch nachvollziehbar, was wann von wem bearbeitet wurde. Ein Passwortschutz und individuelle Mitarbeiterprofile definieren die Zugriffserlaubnis auf bestimmte Bereiche oder Dokumente. Eine Komprimierungsfunktion sorgt für eine optimale Speicherplatz-Nutzung, eine Archivierungsfunktion für die sichere Ablage.

Mit einer Adressverwaltung lassen sich beliebig viele Ansprechpartner, Telefonnummern und Dokumente pro Adresse erfassen und zuordnen. Für die Korrespondenz erlauben Filterungs- und Selektionsfunktionen im Zusammenhang mit der Serienbrieffunktion eine gezielte Ansprache von Projekt- und Geschäftspartnern. In Verbindung mit weiteren Funktionen (Wiedervorlage, Kommentare, Auswertungen etc.) lässt sich damit sogar eine einfache Form des Kundenbeziehungsmanagements (CRM) für die Pflege bestehender und die Akquisition neuer Kunden aufbauen. Sich wiederholende Vorgänge, wie etwa die Protokoll-Verteilung an Beteiligte, laufen selbstständig ab, was Zeit spart und Fehler vermeidet. Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen verhindern, dass wichtige Vorgänge verloren gehen, unerledigte Aufgaben und Termine vergessen werden.

Software-Einsatz setzt Selbstorganisation voraus

Rechnergestütztes Büro- und Projektcontrolling funktioniert nur dann, wenn Grundstrukturen einer halbwegs effizienten Büroorganisation schon vorhanden sind. Die Software schafft von sich aus keine Ordnung, sondern setzt diese voraus. Nötig sind etwa ein Organisationsplan, der festhält, wer welche Aufgaben mit welchen Werkzeugen erledigt, eine Projektstruktur, die festlegt, wo welche Informationen abgelegt werden, sowie Regelabläufe, die immer wiederkehrende, bewährte Tätigkeitsabfolgen definieren und anderes mehr. Da diese Dinge in den Büros unterschiedlich gehandhabt werden, muss sich BMSP-Software vorhandenen Bürostrukturen anpassen – und nicht umgekehrt!

Neben der Software-Einarbeitung ist die Einstiegsphase deshalb – stärker noch als bei CAD und AVA – vor allem von einer individuellen Software-Anpassung an die Anforderungen des Unternehmens, der Eingabe von Stammdaten und einer Integration in vorhandene Büroabläufe geprägt. Kalkulationen, Berichte oder Auswertungen müssen angepasst oder Büroprozesse synchronisiert werden. Dabei bietet der Einstieg in eine neue Software die Chance, eingefahrene Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls mit dem Software-Anbieter zu optimieren. Dieser kennt in der Regel die Abläufe vergleichbarer Büros. Auch Formulare und Begrifflichkeiten sollten vom Hersteller oder Anwender an bürointerne Gebräuche anpassbar sein. BMSP kommt nicht fertig aus der Steckdose, weshalb dieser Prozess, inklusive einer eventuellen Übernahme von Altdaten bei einem Software-Umstieg, mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Eine weitere Voraussetzung für einen erfolgreichen BMSP-Einstieg ist konsequentes und systematisches Handeln aller Mitarbeiter. Die beste Software nützt nichts, wenn sie Telefonnotizen oder Termine weiterhin gelben Klebezetteln anvertrauen.

Was bietet der Markt?

Über dreißig deutschsprachige Büro-/ Projektmanagementprogramme werden derzeit offeriert. Darunter befinden sich auch allgemeine, für mehrere Branchen adaptierte Lösungen, was dazu führen kann, dass Hersteller und Software nicht immer die Sprache der Architekten sprechen. Sieben Produkte sind nach dem PeP7-Standard zertifiziert, der eine vergleichbare Beurteilung der wirtschaftlichen Situation eines Planungsbüros gewährleisten soll. Die Preise liegen zwischen 1. 000 und 5.000 Euro – je nach Produktkon­zeption und Ausbaustufe. Für Leistungs-/Kostenvergleiche entscheidend ist die Frage, welche Funktionen im Basisprogramm bereits enthalten sind und welche kostenpflichtigen Module zusätzlich angeschafft werden müssen. Das optimale BMSP gibt es nicht. Da jedoch nahezu alle Lösungen modular strukturiert sind, lässt sich die Software der jeweiligen Bürostruktur, individuellen Anforderungen und spezifischen Aufgabenschwerpunkten (auch nachträglich) relativ gut anpassen. Weniger ist allerdings beim Einstieg mehr: Zunächst sollten nur für jene Bereiche Module gekauft werden, in denen der Schuh am meisten drückt (Zeiterfassung, Controlling etc.). Nicht vergessen werden sollten Schulungskosten und die Kosten für einen eventuellen Software-Wartungsvertrag. Mit dem Hersteller geht man im günstigen Fall eine längere Beziehung ein und ist auf ihn, zum Beispiel im Hinblick auf Schulungen, Software-Anpassungen, Updates und Upgrades sowie Änderungen von Gesetzen und Vorschriften wie der HOAI, angewiesen. Daher sollte man sich auch den Hersteller genauer anschauen: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Architektur-/Ingenieurbüros zählen zu seinen Kunden? Wie häufig werden Updates/Upgrades herausgegeben?

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist für Bausoftware und IT in Jockgrim (Pfalz).

Links zu Marktübersichten, Fachblättern, Initiativen und Infozentren sowie einer Checkliste für den Software-Kauf hier .