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[ Projektmanagement-Werkzeuge ]

Gut gesteuert

Software-Werkzeuge für die Steuerung von Projekten versprechen, Kosten zu senken und die Terminsicherheit zu steigern.

Marian Behaneck

Um komplexe Bauvorhaben termingerecht und kosteneffizient zu realisieren, helfen zahlreiche Programme aus verschiedenen Kategorien. So unterstützt Büro- und Managementsoftware für Planungsbüros (BMSP) das Management von Zeiten, Terminen, Dokumenten und Kosten, das Projektcontrolling oder die Honorarermittlung. Internetbasierende Projektmanagement-Lösungen (IBPM) wiederum bieten innerhalb virtueller Projekträume Ablage- und Verteilungsfunktionen für Pläne und Dokumente und sorgen für eine effiziente Projektkoordination und -kommunikation. Aber auch Software für die Bauzeiten- und Ressourcenplanung sowie für die Ausschreibung und Abrechnung von Bauleistungen (AVA) wird immer häufiger durch Zusatzmodule für die Kostenplanung und Projektabwicklung ergänzt.

Verschiedene Ansätze

Welche Software oder Kombination verschiedener Lösungen ist für welches Büro am besten geeignet?

BMSP: Angesichts immer schmälerer Gewinnmargen ist neben Kreativität und Fachwissen auch betriebswirtschaftliches Geschick immer wichtiger. Wer nicht nur Projekte kosten- und terminsicher abschließen, sondern gleichzeitig sein Büro sicher durch die Schwankungen der Baukonjunktur führen will, braucht betriebswirtschaftliches Know-how und entsprechende Werkzeuge. BMSP-Software kann beides: Büro und Projekte managen, Kosten senken und Erträge steigern. Kennzahlen nach dem sogenannten PeP-7-Standard sorgen zusätzlich dafür, dass Büros ihre aktuelle wirtschaftliche Situation zuverlässig beurteilen können.

IBPM: Vernetzte Informations- und Kommunikationsstrukturen wie das Internet machen „virtuelle Projekträume“ möglich, die den bürointernen und -externen „Workflow“ beschleunigen und effizienter gestalten. Pläne, Dokumente und Informationen sind in wenigen Minuten beim richtigen Mitarbeiter oder Projektpartner. Sämtliche Projektbeteiligten können entsprechend ihren zuvor definierten Zugriffsrechten unabhängig von Zeit und Ort auf Bereiche zugreifen und Dokumente in den gemeinsamen Datenpool hineinstellen oder herunterladen. Über neue Inhalte werden Teilnehmer per E-Mail oder SMS informiert, alles wird nachvollziehbar protokolliert.

Bauzeitenplanung: Weil unvorhersehbare Verzögerungen und Probleme auf der Baustelle die Regel und nicht die Ausnahme sind, ist die PC-gestützte Bauzeiten- und Ressourcenplanung sinnvoll. Sie hilft, den Überblick zu bewahren und, wenn nötig, gegenzusteuern. Sind im „digitalen Balkenplan“ die einzelnen Vorgänge miteinander verknüpft und Abhängigkeiten definiert, lässt sich per Mausklick durchrechnen, welche Folgen die Terminverschiebung eines oder mehrerer Gewerke auf die Folgetermine hat. Mithilfe von „Wenn-dann-Analysen“ lassen sich Alternativen, auch unter dem Kostenaspekt, bewerten. Personal kann optimal eingesetzt werden, Geräte- und Materialressourcen lassen sich effizient auslasten.

AVA: AVA-Software vollzog in den vergangenen Jahren eine beachtliche Entwicklung: Von der einfachen, text- oder datenbankorientierten Insellösung für die Kernbereiche Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung entwickelten sich die Programme immer mehr zu durchgängigen Gesamtlösungen, die auch Kosten, Zeiten und Projekte kontrollieren können. Um den steigenden Anforderungen des Marktes im Hinblick auf Kosten-, Termin- und Planungssicherheit gerecht zu werden, wurden Stück für Stück zusätzliche Funktionen ergänzt: Adressverwaltung, Terminplanung, Kosten-/Budgetmanagement, Bauzeiten-, Projekt- und Bürocontrolling, Dokumentenverwaltung und weitere.

Keine Qual der Wahl

In nahezu allen Büros ist eine AVA-Software bereits vorhanden. Um Daten durchgängig zu nutzen und Redundanzen zu minimieren, sollten Funktionsüberschneidungen möglichst vermieden werden. Dazu klärt man folgende Frage: Über welche Projektmanagement-Funktionen oder -Module verfügt die aktuelle Version der eingesetzten AVA-Software mittlerweile und gibt es welche, die fehlen?
Sinnvoll sind in jedem Fall Funktionen für:

  • die Kostenplanung und -steuerung,
  • die Bauzeiten- und Ressourcenplanung,
  • die Kommunikation mit projektbezogener Korrespondenz,
  • die Termin- und Dokumenten-/Planverwaltung inklusive Versand,
  • eine automatische Protokollierung/Dokumentation,
  • das Projektcontrolling mit grafischer Darstellung des Projektstandes,
  • das Büromanagement sowie eine Zeiterfassung für die interne Projektkontrolle.

Sind dazu unterschiedliche Werkzeuge erforderlich, sollte man insbesondere auf funktionierende Schnittstellen achten. Sie ermöglichen die Übergabe vorhandener Projektdaten, schützen aber nicht vor Mehrfacheingaben, Datenredundanzen oder einer Nachbearbeitung von Daten.

Nicht alles in einem

Unterschiedliche Projektmanagement-Werkzeuge stellen Hilfsmittel, Mechanismen und Strukturen bereit, die den Aufwand zur Bewältigung des „Projektorganisations- und Bürokrams“ minimieren. Sie schaffen Freiräume, verbessern die Qualität der Planungsleistung und können die wirtschaftliche Sicherheit von Büros steigern. Projekte und Büro laufen jedoch nicht per se besser, nur weil „Kollege Computer“ über Zeiten und Kosten wacht! Bauspezifisches Fachwissen, betriebswirtschaftliches Denken und eine mehrjährige praktische Erfahrung des Anwenders in nahezu allen Leistungsphasen (II-VIII) ersetzt kein Programm.

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim.


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