DABonline | Deutsches Architektenblatt
Menü schließen

Rubriken

Services

Menü schließen

Rubriken

Services

Zurück
[ Zeiterfassung im Internet ]

Terminplanung leicht gemacht

Immer mehr Büros nutzen professionelle Kalender im Internet. Auch die Erfassung von Arbeitszeiten an unterschiedlichen Projekten lässt sich bequem mit kostenlosen Onlinetools erledigen.

Google-Kalender: Anlegen eines Termins – mit einem Klick können Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS eingestellt werden. Wochen überblick – die verschiedenfarbigen Teilkalender lassen sich per Klick ein- und ausblenden.

Eric Sturm
Bisher setzte Norbert Möhring zur Planung seiner Termine auf die klassische Methode: einen in Leder gebundenen Kalender. Doch in Zukunft möchte der Architekt mit Büros in Mecklenburg Vorpommern und Berlin auch Projekte mit einem Partnerbüro durchführen. Für die Zusammenarbeit erwägt er den Einsatz eines internetbasierten Kalenders: „Für die ­Terminabstimmung wäre ein Onlinekalender sicher sinnvoll. Die Verfügbarkeit des anderen für gemeinsame Termine ließe sich dann jederzeit ablesen“, so der Planer.

Kai Kühnel vom Architekturbüro A-2 aus Dachau nutzt bereits einen Kalender im Internet und hat damit sehr gute Erfahrungen gemacht, „weil sich bei mir viele berufliche und private Termine überschneiden“, erklärt der Architekt. Ihm gefällt, dass sich neben den bürobezogenen Daten auch Fremddaten wie Schulferien oder Bundesligatermine bequem einbinden lassen beziehungsweise bei Bedarf angezeigt werden können.

Netzwerke

Wenn heutzutage Termine digital geplant werden, kommt häufig eine lokal auf dem Com puter des Nutzers installierte Software wie Microsoft Outlook oder Mozilla Sunbird zum Einsatz. In größeren Büros können Termine in der Regel über das Büronetzwerk auch für andere angelegt werden (Beispiel: Das Sekretariat trägt Termine in den Kalender des Büroinhabers ein). Ebenso können andere Nutzer zu gemeinsamen Terminen „eingeladen“ werden. Auch auf mobile Endgeräte wie PDAs lassen sich die Kalenderdaten herunterladen beziehungsweise die darin befindlichen Kalender mit dem Hauptrechner abgleichen.

Doch was passiert, wenn zum Beispiel ein freier Mitarbeiter oder ein bürofremder Projektpartner für die Dauer eines Projekts Zugriff auf bestimmte Kalenderdaten bekommen soll? Meistens gar nichts, denn die Integration eines neuen Nutzers in ein bestehendes Netzwerk kostet Zeit und Geld.

Kostenlos im Netz

Webbasierte Kalender können in solchen Fällen eine Alternative zu lokal installierter Software sein: Die Nutzung erfolgt direkt per Browser im Internet, es ist keine lokale Software in stallation erforderlich und keine Integration in das Firmennetzwerk (LAN) nötig. Gerade für sehr kleine Büros kann das ein großer Vorteil sein, denn häufig verfügen diese nicht mal über ein Netzwerk. Auch müssen die Daten nicht regelmäßig per Backup gesichert werden, da die Speicherung (und das Backup) auf den Servern des Anbieters stattfindet.

Hinzu kommt, dass die Onlinedienste kostenlos verfügbar sind. In Sachen Benutzerfreundlichkeit können sich die Onlinekalender mit lokal installierter Software durchaus messen, wie Rainer Maria Fröhlich von swapZT Architekten aus Wien berichtet. „In unserem Atelier mit fünf Mitarbeitern haben wir unser Kalendersystem auf den Google-Kalender umgestellt. Die wirklich einfache Bedienung hat überzeugt.“

Angst vor Big Brother

Dass Firmen wie Google ihre Kalender zum Nulltarif anbieten, ruft jedoch auch Misstrauen hervor. So fragt sich Alejandro Koch, Bauingenieur aus Berlin: „Wer garantiert mir bei Gratisleistungen, dass meine Daten nicht nur gesichert werden, sondern vor allem nicht für andere Zwecke benutzt werden?“ Auch Konrad Brauckmeier, Planungsingenieur aus Dresden, möchte seine Daten ungern einem „kostenlosen Dienst, den ein Unternehmen in den fernen USA anbietet“, überlassen.

Für Büros, in denen die Nutzung eines webbasierten Kalenders auf Skepsis stößt, gibt es Alternativen: Kalender- oder sogenannte Groupware-Lösungen, die sich auf dem eigenen Webserver installieren und ebenfalls über das Internet nutzen lassen. Das Angebot ist umfangreich, sowohl lizenzkostenpflichtig als auch kostenfrei als Open-Source-Software (siehe auch www.opensourcecms.com).

Dipl.-Ing. Eric Sturm ist Webdesigner und Publizist in Berlin.


Zeiterfassung online

Das kostenlos nutzbare Zeiterfassungstool „mite“ (www.bemite.de) ermöglicht eine einfache und präzise Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten. Das web basierte Angebot „blendet dabei nicht mit einem Wirr -warr an bunten Knöpfchen“, wie Mitgründerin Julia Soergel erklärt, sondern möchte dazu beitragen, dass die Arbeit damit einfach und schnell erledigt werden kann.

Die von vielen ungeliebte Arbeit des Aufschreibens der verschiedenen Tätigkeiten wird mit „mite“ in der Tat sehr nutzerfreundlich gelöst. Die übersichtliche Benut zeroberfläche und die intelligente Programmierung erleichtern die intuitive, aber trotzdem exakte Dokumen tation, wie viel Zeit für welche Aufgaben, Projekte beziehungsweise Kunden aufgewendet wurde.

Diverse Reports bereiten die Daten grafisch und tabel larisch auf, und alles lässt sich bei Bedarf auch bequem auf die Festplatte exportieren, zum Beispiel in Form von CSV-Dateien zur Weiterverarbeitung in Excel.

Webbasierte Kalender

Google-Kalender (deutsch, werbefrei)

Windows Live (deutsch, mit Werbeeinblendungen)

Yahoo! Kalender (deutsch, mit Werbeeinblendungen)

HipCal (englisch)

30 Boxes (englisch)